Déclaration de la TVA
Cette fonction a pour objectif la génération automatisée des formulaires de déclaration de TVA. Grâce aux différents modules de gestion proposés vous avez la possibilité de procéder à la Saisie Rapide de la TVA, à la gestion des Comptes tenus en TTC, des Ecritures Intracommunautaires et des Escomptes, ainsi qu'au Transfert des écritures de TVA.
Sommaire
Pour permettre l'envoi des données de TVA à déclarer au portail déclaratif, vous devez utiliser la fonction EDI-TVA afin de générer les fichiers au format EDI.
Paramétrage des comptes
Avant de procéder à la saisie, vous devez au préalable indiquer les Comptes à utiliser en cliquant sur le bouton Paramètres... Ce paramétrage est propre à votre dossier :
Cette fonction est livrée avec un paramétrage des Comptes à utiliser proposé par défaut. Ce paramétrage peut être modifié manuellement ou à l'aide des boutons de sélection, permettant un accès direct au plan comptable. Cliquez sur le bouton de sélection 
du champ Compte à utiliser, afin d'accéder à la liste des comptes créés dans le plan comptable et dont les premiers chiffres du n° de compte correspondent à la Racine par défaut. Dans la liste, cliquez sur le compte pour le sélectionner puis faites OK pour valider votre choix. Pour les Racines des comptes tenus en TTC et Racines Escomptes/Créances irrécouvrables indiquez dans la zone de saisie le compte à utiliser compris dans la racine proposée par défaut.
Le paramétrage des comptes à utiliser peut être réinitialisé grâce au bouton Rétablir les comptes par défaut.
Commune à l'outil de Révision Contrôle de TVA (Révision des Comptes), cette fenêtre de paramétrage est également accessible au niveau du Paramétrage des ORI et du dossier annuel (menu Fichiers - Paramétrage). Cliquez sur le cycle de révision I-Etat pour ouvrir l'arborescence, puis double cliquez sur l'outil Contrôle de TVA. C'est dans cette fenêtre que vous avez la possibilité de modifier les racines de comptes définies par défaut dans la fenêtre de Paramétrage des comptes. Par conséquent, les racines de compte à utiliser se trouvent modifiées au niveau du Paramétrage des comptes pour la fonction Déclaration TVA et le Contrôle de TVA.
Gestion des Comptes tenus en TTC et des Ecritures intracommunautaires / Ecritures de TVA autoliquidation
Le bouton 
, disponible depuis l'assistant de Déclaration de TVA, permet de procéder à la génération des écritures de TVA dans la comptabilité pour les Comptes tenus en TTC et les Ecritures intracommunautaires. Lorsque vous cliquez sur ce bouton vous devez choisir parmi les types de générations proposées.
Comptes tenus en TTC
La fonction Comptes tenus en TTC... est à utiliser pour la comptabilité de trésorerie. Il permet pour les ventes enregistrées en TTC d'affecter un compte de hors taxe au compte TTC.
Attention : Veillez à bien utiliser un compte TTC pour un compte HT.
Avant toute chose, vous devez procéder au paramétrage suivant :
- Paramétrer les Racines des comptes tenus en TTC au niveau du paramétrage des comptes (bouton Paramètres de l'assistant de Déclaration de TVA ou menu Fichiers - option Paramétrage - suivi de Paramétrage des ORI...) afin de déterminer l'ensemble des comptes à paramétrer avec le HT. Ceux-ci apparaîtront dans la fenêtre Paramétrage des comptes de tiers et des comptes HT.
- Ensuite, affecter un Compte HT aux comptes tenus en TTC via la fenêtre de Paramétrage des comptes de tiers et des comptes HT (menu Fichiers - option Paramétrage suivie de Paramétrage compte hors taxe...).
Par exemple, avec le compte HT 707300 et le compte 587300 tenu en TTC paramétrés de la façon suivante :
Après avoir cliqué sur le bouton Ecritures pour accéder à la fonction Comptes tenus en TTC..., la fenêtre suivante apparaît :
Dans les zones prévues à cet effet, le programme indique par défaut la période à générer que vous pouvez modifier manuellement. Sélectionnez la coche Centraliser les écritures si vous souhaitez que toutes les écritures liées aux comptes tenus en TTC à générer, soient regroupées en une seule écriture globale au dernier jour du mois demandé. A l'inverse, vous pouvez demander à ce qu'une écriture soit passée par ligne saisie et à la date de facturation en sélectionnant l'option Comptabiliser au jour de l'écriture. Ces deux options ne peuvent pas être cumulées et si aucune option n'est cochée, les écritures seront passées par défaut au dernier jour du mois demandé.
Une édition provisoire apparaît à l'écran avec le détail des écritures qui vont être générées :
Ci-dessus, l'exemple d'une génération d'écritures avec l'option Centraliser les écritures. Les écritures seront générées dans le journal de révision à la date de révision renseignée au niveau de la fiche dossier.
Vous avez la possibilité d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'archiver dans la GED ou d'envoyer par e-mail cette édition. En fermant l'édition provisoire à l'aide du bouton 
ou en utilisant ce bouton 
présent sur la fenêtre de prévisualisation, ce message apparaît à l'écran vous proposant de générer les écritures :
Répondez OUI pour poursuivre la génération. Un message apparaît pour confirmer la fin du traitement :
Ecritures intracommunautaires
La fonction Ecritures intracommunautaire est à utiliser afin de générer la TVA intracommunautaire en automatique. En Saisie comptable, vous n'avez qu'à saisir uniquement le Compte fournisseur intracommunautaire et la contrepartie en compte HT.
Pour cela, le paramétrage doit être effectué de la façon suivante :
- Paramétrer un code de TVA spécifique à l'intracommunautaire selon le même principe qu'une TVA classique (menu Fichiers - option Paramétrage suivit de Paramétrage des codes TVA).
- Paramétrer les comptes HT intracommunautaires en affectant un Code TVA de type intracommunautaire, en cochant IC et en indiquant le numéro de ligne dans la Déclaration CA3 ou CA12 pour le HT.
Par exemple, avec le compte HT 607900 paramétré de la façon suivante :
Le compte 607900 doit être paramétré dans le Plan comptable, de la façon suivante :
Après avoir cliqué sur le bouton Ecritures pour accéder à la fonction Ecritures de TVA autoliquidation..., la fenêtre suivante apparaît :
Dans les zones prévues à cet effet, le programme indique par défaut la période à générer que vous pouvez modifier manuellement. Sélectionnez la coche Centraliser par mois si vous souhaitez que toutes les écritures liées aux comptes HT autoliquidation à générer soient regroupées en une seule écriture globale pour la période demandée.
Une édition provisoire apparaît à l'écran avec le détail des écritures générées :
Ci-dessus, l'exemple d'une génération d'écritures avec l'option Centraliser par mois. Les écritures liées à la TVA intracommunautaire seront générées dans le journal de révision à la date de révision renseignée au niveau de la fiche Dossier.
Vous avez la possibilité d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'archiver dans la GED ou d'envoyer par e-mail cette édition. En fermant l'édition provisoire à l'aide du bouton ou en utilisant ce bouton présent sur la fenêtre de prévisualisation, ce message apparaît à l'écran vous proposant de générer :
Répondez OUI pour poursuivre la génération. Un message apparaît pour vous confirmer la fin du traitement :
Autoliquidation de la TVA
La fonction Ecritures de TVA autoliquidation est à utiliser afin de générer la TVA autoliquidation en automatique. En Saisie comptable, vous n'avez qu'à saisir uniquement le Compte fournisseur et la contrepartie en compte HT.
Pour cela, le paramétrage doit être effectué de la façon suivante :
- Paramétrer un code de TVA spécifique à l'autoliquidation selon le même principe qu'une TVA classique (menu Fichier - option Paramétrage suivit de Paramétrage des codes TVA).
- Paramétrer les comptes HT autoliquidation en affectant un Code TVA de type autoliquidation, en cochant IC et en indiquant le numéro de ligne dans la Déclaration CA3 ou CA12 pour le HT.
Par exemple, avec le compte HT 605510 paramétré de la façon suivante :
Le compte 605510 doit être paramétré dans le Plan comptable, de la façon suivante :
Le compte 605510 est à rattacher à la ligne 02.
Après avoir cliqué sur le bouton Ecritures pour accéder à la fonction Ecritures de TVA autoliquidation..., la fenêtre suivante apparaît :
Dans les zones prévues à cet effet, le programme indique par défaut la période à générer que vous pouvez modifier manuellement. Sélectionnez la coche Centraliser par mois si vous souhaitez que toutes les écritures liées aux comptes HT autoliquidation à générer soient regroupées en une seule écriture globale pour la période demandée.
Une édition provisoire apparaît à l'écran avec le détail des écritures générées :
Ci-dessus, l'exemple d'une génération d'écritures avec l'option Centraliser par mois. Les écritures liées à la TVA autoliquidation seront générées dans le journal de révision à la date de révision renseignée au niveau de la fiche Dossier.
Vous avez la possibilité d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'archiver dans la GED ou d'envoyer par e-mail cette édition. En fermant l'édition provisoire à l'aide du bouton ou en utilisant ce bouton présent sur la fenêtre de prévisualisation, ce message apparaît à l'écran vous proposant de générer :
Répondez OUI pour poursuivre la génération. Un message apparaît pour vous confirmer la fin du traitement :
Gestion des escomptes
Pour gérer les escomptes saisis sur les factures d'achats et de vente au niveau de votre déclaration TVA, vous devez au préalable vous assurer d'avoir correctement paramétré :
- Les comptes d'escompte obtenus et accordés dans la zone prévue à cet effet, au niveau du Paramétrage des ORI (menu Fichiers, option Paramétrage - Cycle I - Etat) ou au niveau des paramètres de l'assistant.
- Les codes de TVA liés aux comptes d'escomptes au niveau du paramétrage des codes de TVA (menu Fichiers, option Paramétrage suivie de Paramétrage de la TVA).
- Les numéros de ligne de cerfas associés aux comptes d'escomptes au niveau du Paramétrage des comptes hors taxe (menu Fichiers, option Paramétrage suivie de Paramétrage de la TVA).
Génération du cerfa
Sélectionnez dans le menu Déclarations, l'option Déclaration de la TVA. La fenêtre suivante s'affiche :
Cette fenêtre récapitule toutes les déclarations de TVA effectuées pour ce dossier. Par défaut, seules les déclarations de l'année en cours et de N+1 apparaissent, car la coche N et N+1 de la zone Filtre est activée. Pour obtenir les déclarations faites uniquement pour l'année en cours, sélectionnez la coche N seulement. Enfin, si vous souhaitez visualiser les déclarations toutes périodicités confondues sélectionnez la coche Tout.
Une coche verte s'inscrit dans les colonnes E (si la déclaration a été éditée), C (si les écritures de TVA ont été générées dans la comptabilité), T (si la déclaration a été télétransmise), R (si un remboursement de TVA a été demandé). Au bas de la fenêtre, un bouton GED permet de lier des documents aux déclarations générées. Un icône apparaît dans la colonne G. pour indiquer que la déclaration a été archivée dans la GED ou qu'un document est lié à la déclaration.
La saisie directe
Le bouton Saisie directe... permet d'accéder à la fenêtre de saisie rapide de la TVA Collectée et de la TVA Déductible pour une période dont la déclaration n'a pas encore été générée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton une fenêtre Date de la saisie rapide apparaît :
Vous devez renseigner la date au format MM/AAAA de la déclaration à saisir manuellement.
En cochant l'option Déclaration à néant, votre déclaration est automatiquement générée à néant. Dans le tableau, les montants Hors taxe, TVA collectée, TVA déductible, Report crédit, à payer et à reporter sont mis à zéro.
Lorsque vous faites Ok pour valider, une Liste des erreurs apparaît :
Cette fenêtre récapitule les erreurs rencontrées lors du contrôle effectué sur la saisie de la TVA, que vous pouvez imprimer. Pour continuer cliquez sur le bouton Fermer afin d'ouvrir la fenêtre de Saisie directe suivante :
Par défaut les codes TVA utilisés pour les déclarations des exercices précédents sont repris. En fonction du Cerfa à générer, la fenêtre de saisie se met automatiquement à jour. S'il s'agit de la première saisie, aucun code n'apparaît et vous devez les ajouter dans le tableau. Tapez sur la touche Tabulation afin qu'une ligne de saisie soit créée, puis cliquez à nouveau sur la ligne correspondante pour renseigner la Désignation, le Code TVA, le Taux et le montant Saisie HT. Pour supprimer une ligne, à l'aide du clic droit de la souris sélectionnez l'option Supprimer. Un message de confirmation doit être validé afin que la suppression s'effectue. De la manière vous pouvez accéder à l'option Ajouter permettant de rendre disponible une ligne de saisie.
Les montants saisis vont alors automatiquement se mettre à jour dans le tableau Totaux par code TVA pour les colonnes HT et TVA (calculée). Si nécessaire, vous pouvez également saisir manuellement les montants supplémentaires à déclarer.
Les éléments renseignés au niveau de ce module de saisie rapide priment sur la saisie comptable. Une fois la saisie terminée, cliquez sur Valider afin que les montants saisis soient pris en compte pour le calcul de la TVA à déclarer, ce qui va générer automatiquement la déclaration.
Bouton Générer
Pour effectuer une génération automatique du cerfa sans intervenir dans la saisie de la TVA, cliquez sur le bouton Générer. Suivant le Régime fiscal de votre dossier, ce bouton propose l'option Générer la déclaration et Générer l'acompte.
Générer la déclaration
Le programme lance alors le traitement de la TVA :
La fenêtre de paramétrage de la génération ci-dessus apparaît, dans laquelle la date de génération est par défaut le mois qui n'a pas été traitée. Vous avez la possibilité de modifier la date de la déclaration à générer. A droite de cette date, apparaît le type de déclaration en cours de génération déterminée en fonction du Régime fiscal renseigné dans la fiche Dossier.
Comme en Saisie directe, en cochant l'option Déclaration à néant votre déclaration est automatiquement générée à néant. Dans le tableau, les montants Hors taxe, TVA collectée, TVA déductible, Report crédit, à payer et à reporter sont mis à zéro.
A l'issue de la génération, la déclaration n'apparaît à l'écran. Vous pouvez toutefois revenir sur la déclaration afin de procéder à d'éventuelles modifications. Si des montants sont renseignés, la coche Néant est automatiquement retirée de la déclaration.
L'option Contrôler la TVA avant génération permet de visualiser les écritures en erreur, avec une indication de la mention Code de TVA absent.
Il est possible de générer l'acompte des congés payés. Cette option, accessible uniquement pour les mois de juin et juillet, permet de générer une déclaration de TVA pour acompte. La régularisation de l’acompte s'effectue sur le mois suivant, soit le mois de juillet soit le mois d'août.
Cliquez sur le bouton OK pour lancer le traitement.
Plusieurs onglets composent cette fenêtre intermédiaire : un premier onglet intitulé Report ex. préc. puis d'autres onglets dont l'intitulé correspond à une période et dont le nombre varie selon le nombre de déclaration de TVA effectué.
L'onglet Report ex. préc. permet de gérer des régularisations ou corrections éventuelles suite aux précédentes déclarations effectuées.
Cette fenêtre se compose de 2 groupes permettant de gérer d'une part, les Dus clients encaissement TTC et d'autre part, les Corrections HT. Un total est d'abord calculé pour chaque groupe puis est cumulé entre ces 2 groupes.
Pour saisir une correction ou un dus client, il vous suffit de double-cliquer sur la zone Désignation, puis à l'aide du bouton de recherche, de sélectionner le type de l'opération à effectuer selon la liste proposée :
Puis il vous suffit de renseigner les zones suivantes. Vous pouvez utiliser les tabulations pour passer d'une zone à une autre.
ATTENTION, les zones grisées ne peuvent être saisies. Et les zones sur fond vert correspondent à la détermination de la TVA. Pour ajouter une nouvelle ligne choisissez l'option Ajouter accessible via un clic droit de la souris ce qui rend disponible une ligne de saisie. De la même manière vous pouvez accéder à la fonction suppression de la ligne en sélectionnant l'option Supprimer.
Chaque période en cours de génération est ensuite organisée sous la forme d'onglets identifiés par périodes :
Le détail composant chaque génération est présenté sous la forme d'une grille de calcul composée de 3 colonnes (TTC - HT - TVA). Les signes mathématiques inscrits sur la seconde colonne expliquent, à titre indicatif, le mode de calcul utilisé pour renseigner les différents montants.
Pour obtenir le détail du chiffre d'affaire pour la déclaration en cours, cliquez sur le bouton de sélection qui accompagne l'intitulé Chiffre d'affaires / débits :
Vous obtenez dans cette fenêtre le détail des écritures passées pour chaque compte avec la possibilité de consulter l'écriture saisie par le biais du bouton Visu. ecr.
Avec le bouton de sélection du Chiffres d'affaires/encaissements, vous avez la possibilité de procéder à la saisie du détail des opérations directement au niveau de la Saisie TVA sur encaissement :
Cette fenêtre permet la reprise des écritures comptables trouvées dans la comptabilité et la saisie de lignes supplémentaires relatives à la gestion de la TVA sur les encaissements de la déclaration du mois demandé.
L'onglet Détail liste les lignes d'écritures comptables et les lignes de TVA sur encaissement pour la répartition des opérations (CA3 et CA12).
Pour plus d'informations sur la saisie de la TVA sur encaissement, vous pouvez vous référer à la documentation explicative de la Saisie TVA sur encaissement.
Les champs Dus client encaissement et Corrections (hors réguls) renvoient aux informations saisies au niveau de l'onglet Report ex. préc.. Dans la zone Fin du mois en cours, des boutons de sélection permettent de saisir des écritures de Dus clients et de Cumul des corrections. La saisie de ces champs n'est possible que lorsque la période est en cours de génération. Auquel cas vous devrez supprimer la période générée pour permettre des modifications sur ces champs :
Pour sortir de cette fenêtre intermédiaire, il vous suffit de cliquer sur le bouton Fermer.
De retour sur la fenêtre de Saisie de la TVA brute, cliquez ensuite sur le bouton Continuer pour poursuivre le traitement. Si vous avez coché l'option Editer l'état de contrôle (uniquement sur une nouvelle génération) et que le programme a relevé un écart, une édition provisoire permettant de visualiser les opérations réalisées et leurs montants apparaît à l'écran. Le détail des écritures pour les opérations réalisées apparaît sur cette édition si vous avez coché au préalable la case Détail des écritures.
Vous avez la possibilité d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'archiver dans la GED ou d'envoyer par e-mail cet état de contrôle. En cliquant sur le bouton accessible via la fenêtre de prévisualisation, la déclaration de la TVA est générée et apparaît à l'écran :
Pour l'envoi de la déclaration, vous devez renseigner l'adresse du service des impôts destinataire. Si vous avez sélectionné le SIE dans l'onglet Destinataires des Paramètres comptables du dossier, celui-ci est automatiquement repris dans la zone. En revanche, si vous avez déjà renseigné une adresse sur le Cerfa celle-ci sera tout de même conservée.
Vous avez la possibilité de l'éditer, de l'enregistrer au format PDF, de l'envoyer par email ou de le compléter. En effet, grâce à la touche F2 de votre clavier, vous avez la possibilité d'apporter des modifications sur certaines zones de l'état. Ces zones apparaissent sur un fond de couleur verte :
Les zones modifiables apparaissent en jaune lors de la saisie des nouvelles données. Vous devez appuyer sur la touche Entrée de votre clavier pour que les modifications soient prises en compte. La saisie de nouvelles données peut être gérée par une liste de valeurs autorisées. Cette liste est accessible via une fenêtre de sélection qui s'affiche à l'écran en double-cliquant sur la zone en interaction (par exemple, le délai de dépôt de la déclaration).
Vous avez de plus la possibilité de visualiser le détail des zones mais uniquement en création de cerfa (vous devez pour cela passer en mode Interaction F2). Double-cliquez sur une zone pour accéder à son détail. La fenêtre suivante apparaît :
Pour chaque code TVA, apparaît le cumul compta (A) c'est-à-dire le cumul des écritures comptables ; le montant déjà déclaré (B) ainsi que les ajustements (C) c'est-à-dire les éventuels correctifs + dus clients. Le montant à déclarer apparaît dans la colonne suivante ; vous avez la possibilité de modifier ce montant en saisissant un nouveau montant dans la colonne HT saisi.
Cliquez ensuite sur le bouton Valider ou la touche + de votre clavier pour enregistrer les modifications. Enfin vous avez la possibilité de visualiser le détail des comptes affectés au code de TVA en cliquant sur le bouton Détails. La fenêtre de visualisation d'écritures apparaît à l'écran :
Cliquez sur le bouton Fermer.
ATTENTION : Le bouton Détail n'est pas activé en consultation d'un état déjà généré.
Générer l'acompte
Dans le bouton Générer, l'option Générer l'acompte est proposée uniquement si vous transmettez des déclarations CA12 et CA12 Agricole. Suivant le Régime fiscal de votre dossier, vous pouvez générer l'acompte de la déclaration 3514 ou de la déclaration 3525-Bis.
Lorsque vous sélectionnez cette option, le programme propose une génération de l'acompte par trimestre. En cliquant sur le bouton OK, vous obtenez une visualisation de la déclaration 3514 ou 3525-Bis à renseigner puis à transmettre. Pour intervenir sur la déclaration et compléter les informations demandées, cliquez sur le bouton Interaction. Les zones à renseigner apparaissent en vert.
A l'issue de la génération, une ligne supplémentaire pour la génération de l'acompte apparaît dans le fenêtre Déclaration TVA et vous pouvez reprendre la déclaration soit pour la consulter ou la modifier.
Acompte en dispense de paiement
Dans le cas d'une Génération de l'acompte 3514, (dossier avec un Régime TVA de type ST (RSI - Régime simplifié d'imposition)), la déclaration peut automatiquement être générée en Dispense de paiement.
Pour cela, activez l'option Génération d'un acompte en dispense de paiement. La mention Dispense de paiement est automatiquement portée dans la déclaration au niveau de la zone Cadre réservé à la correspondance :
Le montant calculé selon la ligne 57 du Cerfa C12 n'est alors pas repris dans le Cerfa.
Demande de remboursement de TVA
Dans le cadre de vos demandes de remboursement de TVA, vous avez la possibilité de déclarer ces montants en accédant au Cerfa 3519.
Pour une déclaration 3525-bis, le coche Demande de remboursement 3519 doit être activée dans la fenêtre de Génération de l'acompte :
Le Cerfa 3519 est disponible directement à la suite du Cerfa 3525-bis, afin de pouvoir le renseigner.
Dans le cas d'une déclaration 3310, un bouton 
est disponible en interaction sur ce Cerfa au niveau de la ligne "26 - Remboursement demandé sur formulaire n°3519 joint...". Lorsque vous cliquez sur ce bouton le Cerfa 3519 apparaît :
En cliquant sur le bouton Interaction, vous pourrez compléter les informations du Cerfa. Pour que l'envoi en EDI de la déclaration puisse s'effectuer, vous devez obligatoirement renseigner les zones "Nationalité de l'entreprise", "A créditer / A imputer" et "Demande suite à" (en cochant les informations correspondant à votre situation). De plus, le montant de remboursement de la TVA doit obligatoirement être supérieur à 0.
En cliquant sur l'icône 
, la fenêtre de paramétrage de l'impression apparaît :
Pour choisir l'imprimante de destination, allez sur Imprimantes. Ensuite, cliquez sur le bouton Imprimer afin de sélectionner les options d'impression. Vous avez également la possibilité d'imprimer vos documents en PDF ou de les envoyer par e-mail. Pour archiver la déclaration générée, cliquez sur le menu déroulant du bouton GED permettant de choisir le mode d'archivage. Avec l'archivage manuel, vous pouvez choisir dans GED Expert le chemin d'enregistrement du fichier. L'archivage automatique permet de conserver le document à l'endroit définit dans le paramétrage (voir documentation Paramétrage de GED Expert).
De retour sur la fenêtre de suivi des déclarations, les informations suivantes sont mises à jour : le mois et l'année de la génération, le montant hors taxe, le montant de TVA déductible et collectée (ainsi que la TVA antérieure).
Une coche verte s'inscrit dans les colonnes E (si la déclaration a été éditée), C (si les écritures de TVA ont été générées dans la comptabilité), T (si la déclaration a été télétransmise) et R (si un remboursement de TVA a été demandé). Dans la colonne G, un icône apparaît pour signaler que la déclaration a été archivée dans la GED.
Consulter ou modifier une déclaration de TVA
Pour consulter ou modifier un cerfa déjà généré, il suffit de double-cliquer sur la ligne de génération s'y rapportant (ou d'utiliser l'option Modifier accessible via le clic droit de la souris).
Attention : Si voulez modifier une déclaration de TVA alors qu'une Demande de remboursement de crédit de TVA (imprimé 3519) est associée à votre déclaration, un message d'avertissement apparaît :
Après avoir double cliqué sur la ligne générée (ou clic droit - option Modifier), une fenêtre d'avertissement apparaît :
Pour accéder aux modifications de la déclaration correspondante, faites OUI. Ce qui ouvre la fenêtre de Saisie TVA brute permettant d'accéder au Cerfa afin de procéder aux modifications. Après chaque modification, que vous validez en cliquant sur Continuer, le programme regénère systématiquement la déclaration pour que celle-ci soit remise à jour et pour que vos nouvelles modifications soient prises en compte.
A chaque fois que des modifications ont été effectuées au niveau du Cerfa ou de la saisie comptable, vous devez impérativement regénérer la déclaration de la période concernée pour que celles-ci soient prises en compte. Pour cela, cliquez sur le bouton Générer puis indiquer la période concernée à regénérer et valider par OK. Une fenêtre intermédiaire vous signale que la période a déjà été générée :
Pour activer le bouton Regénérer, cochez la case de regénération ce qui permet de lancer à nouveau la génération de la déclaration.
Le bouton Modifier permet également d'accéder à la fenêtre de Saisie TVA brute afin d'effectuer des modifications directement sur le Cerfa.
Pour supprimer une déclaration générée, positionnez-vous sur la période de votre choix puis faites un clic droit et sélectionnez l'option Supprimer. La suppression ne sera effective qu'après validation du message suivant :
Transfert écriture TVA
Pour accéder à cette fonction, cliquez sur le bouton . La fonction Transfert
écriture TVA permet de générer les données de la déclaration dans la comptabilité. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous d'avoir correctement paramétré les comptes de TVA dans lequels vous souhaitez transférer les écritures générées : soit vous conservez le paramétrage définit au niveau du menu Fichiers, option Paramétrage suivi de Paramétrage des ORI (Cycle I - Etat) et valable pour l'ensemble de vos dossiers comptables ; soit vous souhaitez personnaliser ce paramétrage pour le dossier en cours d'ouverture et dans ce cas, cliquez sur le bouton Paramètres, accessible via la fenêtre de déclaration de la TVA, pour définir les nouveaux
paramètres.
Cliquez sur le bouton Fermer pour enregistrer vos paramètres.
Pour transférer les données de TVA dans la comptabilité, cliquez sur le bouton Ecritures afin de sélectionner la fonction Transfert écriture TVA. Une édition provisoire des écritures à générer apparaît à l'écran :
Les écritures seront générées dans le journal de révision à la date de révision renseignée au niveau de la fiche dossier.
Vous avez la possibilité d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'archiver dans la GED ou d'envoyer par e-mail ce document. En fermant l'édition provisoire à l'aide du bouton ou en utilisant ce bouton , un message proposant de générer apparaît :
Répondez OUI pour poursuivre la génération. Un autre message apparaît pour vous confirmer la fin du traitement :
Editions
Avec le bouton 
vous avez la possibilité d'imprimer les divers documents suivants : Edition des acquisitions intracommunautaires, Décompte TVA à déclarer, Détail calcul TVA brute,
Récapitulation des déclarations et Détail des encaissements.
Edition des acquisitions intracommunautaires
L'édition des acquisitions intracommunautaires permet d'éditer les achats intracommunautaires saisis dans la comptabilité sur une période donnée. Lorsque vous sélectionnez cette édition, une fenêtre d'option d'édition apparaît :
Renseignez les dates des écritures à éditer et précisez si l'édition doit présenter les écritures Centralisées par compte et journal. Dans ce cas, l'édition présente les écritures d'achats intracommunautaires comme suit :
Si vous n'avez pas coché cette option, l'édition présente le détail des écritures passées pour chacun des comptes et journaux :
Décompte TVA à déclarer
L'édition du Décompte TVA à déclarer permet d'éditer une récapitulation du décompte de TVA collectée ou déductible sur une période donnée. Lorsque vous sélectionnez cette édition, une fenêtre d'option d'édition apparaît :
Renseignez les dates à éditer et le type de TVA. Ensuite cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation avant impression :
Détail calcul TVA brute
L'édition du Détail calcul TVA brute à déclarer permet d'éditer les montants de TVA brute saisis dans la comptabilité sur une période donnée. Lorsque vous sélectionnez cette édition, une fenêtre d'option d'édition apparaît :
Renseignez les dates à éditer puis cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation avant impression :
Récapitulation des déclarations
L'édition Récapitulation des déclarations permet d'éditer un comparatif entre le chiffre d'affaires et toutes les TVA calculées (collectées ou déductibles) sur l'ensemble de l'exercice en cours. L'édition est triée par code TVA. Cette édition vous permet de visualiser le détail de chaque période générée en distinguant la TVA Collectée de la TVA Déductible.
Détail des encaissements
Cette édition permet d'obtenir le détail des encaissements enregistrés lors de la saisie comptable.
Indiquez les dates à prendre en compte dans l'édition. En cochant l'option Filtre Journal peuvent être demandés les journaux concernés.
Une fois les options d'édition renseignées, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation :
L'option Totalisation fin de mois permet d'obtenir une édition du total des encaissements de la déclaration de TVA.
Validation des écritures
La génération des déclarations peut avoir fait l'objet d'un blocage au niveau des Paramètres comptables du Cabinet ou du Dossier, dès lors que des écritures non validées sont détectées sur la période concernée.
Ce blocage oblige à valider les écritures avant de procéder à la génération de la déclaration.
Lorsque c'est le cas un message d'avertissement apparaît :
Dans la fenêtre Déclarations et acomptes de TVA, le bouton Validation ecr. permet d'accéder à la fenêtre de Validation des écritures tout en évitant de ressortir de la gestion des déclarations.
Après avoir cliqué sur ce bouton, la fenêtre suivante apparaît :
Il ne reste plus qu'à renseigner les paramètres de validation.
Nota : La date de validation correspond à la date de dernière déclaration.
EDI-TVA
Ce bouton vous permet de générer un fichier à la norme EDI-TVA.
Déclaration du : Apparaît la période de génération de la déclaration en cours de sélection lors de l'appel de cette fonction.
Numéro de SIRET : Ce numéro, renseigné dans la fiche dossier sur l'onglet Fiscal, est obligatoire. Il est automatiquement récupéré.
Réf. Oblig. Fiscale : Il s'agit de la référence obligatoire fiscale demandée par la DGFiP, devant figurer dans l'envoi des déclarations. Cette référence est automatiquement reprise des Paramètres comptables du dossier - onglet ROF renseignée au préalable pour la Déclaration de TVA.
Code régime : Ce code, renseigné dans la fiche dossier sur l'onglet Fiscal, est obligatoire. Il est automatiquement récupéré.
Certification par l'expert-comptable : Indiquez si l'expert-comptable a certifié les données dématérialisées. Ce champ reprend par défaut la sélection effectuée au niveau de la fiche Cabinet, pour la Télétransmission.
Date de redressement judiciaire : indiquez si il y a lieu la date du redressement judiciaire.
Echéance (pour 3514) : cette zone est active uniquement si vous transmettez une déclaration CA12, et permet de renseigner la prochaine échéance pour la 3514 - Avis d'acompte Taxe sur la valeur ajoutée.
Essai d'échange : En cochant cette option, vous pouvez télétransmettre vos fichiers au partenaire EDI pour vérifier la bonne liaison de vos transmissions. Les fichiers générés seront également expédiés à la DGI pour être contrôlés mais ils ne seront pas validés.
Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) : Cette option permet l'ouverture automatique de votre messagerie électronique et la création d'un nouveau message avec pour pièce jointe le fichier EDI-TVA généré. Par défaut, le destinataire de ce message correspond à l'adresse mail d'envoi de télédéclaration EDI-TVA, renseignée au niveau de l'onglet Télétransmission des Paramètres au niveau du Cabinet pour les envois au Partenaire EDI.
Envoi par WebService à Jedeclare : Cette option n'est disponible que si vous utilisez le WebService de Jedeclare et remplace l'option Envoi par e-mail au(x) destinataires (s) ci-dessus. Celle-ci permet le dépôt des déclarations directement auprès du portail déclaratif JeDeclare sans passer par votre messagerie. Pour que le dépôt s'effectue vous devez au préalable renseigner dans la fiche Cabinet - onglet Autres (Activation du WebService Jedeclare.com) le Compte utilisateur et le Mot de passe communiqué par JeDeclare.
Envoi par e-mail au client: Cette option sélectionnée par défaut, permet d'envoyer par mail le compte-rendu de la déclaration générées à votre client à l'adresse indiquée dans la fiche Dossier. Dès lors que l'Envoi par e-mail au client est coché, le document GED lié à la déclaration est automatiquement joint au mail.
Banque : Même si vous avez une banque renseignée par défaut dans la fiche Dossier (menu Fichiers - Dossier, dans l'onglet Banque), le programme conserve la dernière banque utilisée pour la génération du règlement EDI-TVA, bien que celle-ci ne soit pas affectée par défaut au dossier.
Au besoin, sélectionnez la banque à prélever en cliquant sur le bouton de sélection, puis validez avec le bouton OK. Il est tout à fait possible d'effectuer des prélèvements répartis sur plusieurs comptes en cochant l'option 2nd compte pour activer la saisie de la Banque et le montant à prélever.
Un contrôle s'effectue sur les montants indiqués. Un message d'avertissement apparaît notamment lorsque le montant à prélever est supérieur à la somme déclarée :
Pour conserver le montant saisi, cliquez sur Oui. En cliquant sur Non vous pouvez retourner sur la fenêtre EDI-TVA afin de modifier le montant que vous avez saisi.
Echange du ... à ... : Indique la date et l'heure à laquelle le fichier a été généré. Ces informations sont modifiables et seront inscrites dans le fichier envoyé mais elles ne servent pas à l'horodatage fait par le partenaire EDI.
Destinataires : Cette zone permet de sélectionner à l'aide des boutons
Attention : dans le cas d'envois de demande de remboursement ou de versement d'acompte, seul l'envoi à la DGI est proposé, les destinataires OGA n'acceptant pas ces types d'envois.Renseigner le partenaire EDI mandaté pour la transmission de vos fichiers.
Renseignez les coordonnées du partenaire EDI. Vous pouvez ajouter autant de partenaires EDI que nécessaires. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton Ajouter et de compléter la nouvelle fiche. Le bouton Supprimer vous permet d'effacer un partenaire EDI tandis que le bouton Annuler vous permet de réinitialiser la dernière zone modifiée.Vous pouvez utiliser les flèches de navigation pour visualiser les fiches des différents partenaires EDI mandatés. Le bouton Sélection permet de définir par défaut le partenaire EDI chargé de la déclaration en cours de réalisation.
Chemin de création du fichier : Renseignez le chemin de création du fichier généré à l'aide du bouton de recherche
Cliquez sur OK une fois votre sélection faite.
Transfert du remboursement de TVA : Cette zone n'est active que lorsqu'une demande de remboursement a été effectuée. Pour cela, le formulaire 3519 - Demande de remboursement de crédits de taxes doit être saisi. Celui-ci est accessible au moment de la visualisation des Déclarations générées, et vous devez renseigner ce formulaire après avoir indiqué le montant à la ligne 26 - Remboursement demandé sur formulaire n° 3519 joint (partie TVA Déductible du cadre B - Décompte de la TVA à payer). En sélectionnant cette option, le cerfa est envoyé avec le montant de la demande de remboursement. Si il s'agit d'une première demande, les coordonnées bancaires du dossier doivent être renseignées en vue de la remise du remboursement. Pour cela, sélectionnez l'option Compte pour la demande de remboursement. Le champ devient alors accessible et il ne reste plus qu'à indiquer le compte bancaire du dossier (saisi dans la fiche Dossier), en cliquant sur le bouton de recherche pour le sélectionner.
Génération EDI-TVA
Après avoir correctement renseigné les différents composants de la procédure EDI-TVA, il vous suffit d'appuyer sur le bouton Génération pour lancer la création du fichier à télétransmettre. Les zones rouges sont obligatoires et sont contrôlées lors de la génération du fichier EDI-TVA.
Une série de contrôles ont été aménagés lors de la génération du fichier. Certains de ces contrôles sont bloquants et l'erreur doit être corrigée pour être en mesure de relancer la génération du fichier (par exemple, un numéro de SIRET incomplet ou incorrect, un partenaire EDI non renseigné dans le cas d'un envoi via un mandataire, etc.).
D'autres contrôles sont également effectués au cours de la génération du fichier EDI-TVA (contrôle de date, d'adresse, etc.) et les éventuelles anomalies sont signalées sur une fenêtre intitulée Erreurs constatées dans le fichier.
Les erreurs et avertissements constatés dans le fichier sont signalés dans la fenêtre ci-dessus. Vous avez la possibilité d'imprimer la liste des erreurs détectées en vue d'apporter les éventuelles corrections. Celles-ci doivent impérativement être corrigées pour pouvoir continuer la génération.
Cette fenêtre s'affiche même si aucune erreur n'a été décelée. Dans ce cas, un onglet Compte-rendu présente le contenu du fichier généré :
Cet onglet propose un récapitulatif des données générées (Chemin de création du fichier EDI-TVA et surtout le nom du fichier généré, ainsi que sa date et son heure ; l'émetteur et le destinataire du fichier ; la catégorie fiscale + le type et le régime d'imposition ; la date de début et de fin d'exercice ; la liste des états).
En cliquant sur le bouton Edition, vous avez la possibilité d'imprimer le contenu du Compte rendu. Cliquez ensuite sur le bouton Continuer afin de poursuivre la génération du fichier.
A l'issue de la génération, la fenêtre suivante apparaît :
Le message indique le chemin d'enregistrement du fichier généré.
Le fichier doit être ensuite envoyé par vos soins auprès de votre portail déclaratif.
Dans le cadre d'un envoi par mail au portail et/ou auprès de votre client, le Compte rendu de la génétation du fichier EDI-TVA est automatiquement attachée en fichier-joint :
WebService de Jedeclare
Si vous avez opté pour l'envoi direct auprès du WebService de JeDeclare, les déclarations sont transmises directement au portail sans passer par votre messagerie. Le fichier est alors déposé directement sur le serveur du portail et un contrôle s'effectue au moment de l'envoi pour signaler les erreurs. Si aucune erreur n'est constatée, une fenêtre apparaît pour indiquer que le dépôt s'est bien effectué. Ce message tient lieu d'ADS.
Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) / Envoi par e-mail au client
Si vous avez sélectionné l'option Envoi par e-mail au(x) destinataire(s), et qu'aucune adresse e-mail n'a été renseignée au préalable dans les Paramètres comptables du Cabinet - onglet Transmission, un message apparaît :
En cliquant Non, le message de confirmation de fin de génération apparaît :
Si vous confirmez l'envoi votre messagerie apparaît avec la déclaration en fichier-joint. Il ne reste plus qu'à saisir l'adresse e-mail du destinataire pour effectuer l'envoi.
A l'inverse en cliquant Oui, vous pouvez renseigner l'adresse e-mail directement dans la fiche Paramètres comptables du Cabinet - onglet Transmission. Une fois l'adresse saisie et la fenêtre refermée, la messagerie s'ouvre automatiquement pour procéder à l'envoi.
En revanche, si aucune adresse client n'est renseignée dans la fiche Dossier la coche Envoi par e-mail au client n'est pas disponible et est grisée.
A l'issue de l'envoi la fenêtre de génération se referme automatiquement.
Gestion du suivi des envois
La génération terminée, vous avez la possibilité d'assurer un suivi des envois EDI-TVA grâce au bouton Gestion envoi... et de gérer les retours de comptes rendus des envois effectués au préalable.
Récupération des comptes rendus d'envois
Lorsque vous cliquez sur le bouton Gestion envoi..., vous pouvez vous trouver face à deux cas différents suivant le type d'envoi :
1 - Si vous avez sélectionné l'option Envoi par WebService à Jedeclare la fenêtre suivante apparaît :
Par défaut la zone Période de lecture indique une date de début et fin correspondant à 15 jours (prévu par le cahier des charges) que vous pouvez modifier, durée représentant les derniers comptes rendus à récupérer.
Sélectionnez ensuite le Type de lecture, l'option Non récupérés permettant de récupérer uniquement les comptes rendus de lecture qui n'ont pas encore été repris, l'option Tous réinitialise la récupération de tous les comptes rendus même pour ceux qui ont déjà été repris.
Après avoir cliqué sur le bouton Lecture, deux traitements s'effectuent : la récupération des fichiers sur le serveur de JeDeclare, et l'intégration des comptes rendus au niveau de chaque dossier dans Comptabilité Expert.
Une fois la récupération effectuée, vous accédez directement à la fenêtre de Gestion des envois EDI-TVA. Cliquez sur ce lien pour consulter directement le paragraphe Gestion des envois EDI-TVA >>>
2 - Si vous avez effectué un envoi via un partenaire EDI ou en direct à l'administration, une fenêtre vous propose la récupération des comptes rendus non traités :
Cliquez sur le bouton OUI pour lancer la récupération ce qui ouvre la fenêtre suivante :
Sélectionnez le disque puis le répertoire dans lesquels vous avez enregistré les fichiers de compte-rendu. Parmi les fichiers trouvés, vous avez la possibilité de tous les sélectionner en cochant la case prévue à cet effet ou de sélectionner quelques fichiers en les sélectionnant séparément.
Pour mettre à jour la liste des fichiers trouvés, cliquez sur le bouton Rafraîchir liste ou F5 de votre clavier.
Il vous suffit ensuite d'appuyer sur le bouton Lecture pour récupérer et traiter les comptes rendus sélectionnés. Attention, un contrôle est effectué systématiquement sur les fichiers sélectionnés afin de garantir la fiabilité des données récupérées. La fenêtre suivante apparaît alors :
Le bouton Imprimer vous permet d'éditer la liste des anomalies rencontrées. Pour poursuivre la récupération, il vous suffit de cliquer sur le bouton Continuer ce qui ouvre la fenêtre de Gestion des envois EDI-TVA du cabinet.
Gestion des envois EDI-TVA du cabinet
Dès lors que la récupération des comptes rendus est effectuée, la fenêtre suivante apparaît :
Cette fenêtre récapitule tous les dossiers d'un même cabinet sur lesquels un ou des fichiers EDI-TVA a ou ont été généré(s) pour un millésime donné.
Le bouton Aperçu vous permet d'éditer la liste des fichiers générés selon le filtre d'affichage sélectionné.
Le bouton Supprimer vous permet d'effacer le fichier généré sélectionné.
Le bouton Visualiser vous permet d'ouvrir un utilitaire appelé CDWVisionneuse.exe utilisé pour consulter le fichier généré dans son intégralité.
Pour fermer cet utilitaire, il vous suffit de cliquer sur la petite croix située en haut à droite de cette même fenêtre.
- Filtre sur le résultat de la déclaration : Vous avez la possibilité de personnaliser l'affichage des différentes déclarations effectuées.
- Filtre Dossier : Possibilité d'effectuer un filtre en saisissant le code dossier de début et de fin pour lequel des fichiers EDI-TVA ont été générés.
| Tous : | Permet de visualiser tous les fichiers EDI-TVA générés confondus. |
| Sans compte rendu : | Permet de visualiser uniquement les fichiers EDI-TVA générés pour lesquels aucun compte-rendu n'a été saisi. Lors de vos envois EDI à un portail, trois retours par mail vous sont effectués. Le premier nommé l'ADS vous signale l'arrivée au portail. Le second, l'ACS vous signale le résultat du test de validité syntaxique du fichier par le portail et l'envoi éventuel aux destinataires (DGI,...). Le dernier, l'ARS, est l'accusé du traitement du fichier par le destinataire final. A la réception de ces 2 derniers mails, il vous faut enregistrer les pièces jointes dans un répertoire commun à tous les dossiers afin que le programme puisse les traiter. |
| Acceptée : | Permet de visualiser uniquement les fichiers EDI-TVA générés et acceptés. Au niveau de l'affichage, les fichiers acceptés sont symbolisés par un rond vert :
|
| Acceptée avec anomalie : | Un fichier EDI-TVA peut être accepté partiellement si une anomalie (non bloquante) a été décelée dans ce fichier. Au niveau de l'affichage, les fichiers acceptés partiellement sont symbolisés par un triangle jaune :
|
| Refusée : | Permet de visualiser les fichiers EDI-TVA générés refusés. Au niveau de l'affichage, les fichiers refusés sont symbolisés par une croix rouge :
|
- Millésime : Possibilité d'afficher les fichiers EDI-TVA générés pour un millésime donné.
Le détail du traitement du fichier généré s'effectue par le bouton Suivi envoi.
- Information sur le fichier : le N° origine de la déclaration, ainsi que la date et l'heure de la génération.
- Informations complémentaires : est mentionné le type de déclaration, le type d'envoi ainsi que la notion de premier envoi.
- Information sur le compte rendu : A la réception des mails concernant l'ACS et éventuellement l'ARS, vous avez enregistré vos pièces jointes dans un répertoire précis créé au préalable. Cette rubrique vous permet de consulter ces fichiers de compte-rendu : le premier concerne le compte rendu envoyé par le partenaire EDI et le second, le compte rendu transmis par le destinataire final de la déclaration.
Un code de couleur identique à celui employé au niveau de la gestion des envois est utilisé pour faciliter la lecture des comptes-rendus (jaune pour acceptation partielle - rouge pour déclaration refusée et verte pour déclaration acceptée).
Par la suite, à chaque appel de la fonction Suivi envoi un message apparaît pour vous informer que des comptes rendus n'ont pas été traités et vous propose de les récupérer.