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Présentation d'i-Paie

 

Page d'accueil

i-Paie est un module de saisie en ligne des salaires, permettant un traitement en temps réel des données de paie au cabinet. Une fois le traitement effectué, le dossier est alors mis à jour. Les bulletins, états et déclarations sont mises à disposition directement dans GED Expert.

 


Découvrez nos vidéos de présentation des modules i-Paie et i-Salarié, en cliquant sur les liens ci-dessous :

- Présentation du module i-Paie
- Présentation du module i-Salarié

Pour vous guider dans l'activation de ces modules et dans leur utilisation, des vidéos sont également à votre disposition en cliquant sur les liens ci-dessous :

- Activation des modules i-Paie i-Salarié
- Présentation de la page d'accueil

 

Après avoir cliqué sur la tuile i-Paie, vous accédez à la gestion de la paie de votre dossier.

 

Tel un véritable tableau de bord, l'écran d'accueil est divisé en plusieurs zones d'informations d'ordre générales concernant :

- le dossier et la période en cours de traitement,
- l'état d'avancement du dossier avec un accès aux différentes fonctions de traitement,
- le suivi de la saisie sur la période en cours pour chaque salarié.

Vous disposez également des liens d'accès relatifs à la communication au cabinet des salariés entrés/sortis en cours de mois, ainsi que l'ordre de validation des éléments saisis pour la période dès lors que le travail du client est terminé.

En haut à gauche, la période en cours de saisie est indiquée :

 

Signalétique

 

> Cette zone indique les coordonnées de la société.

Nota : ces informations sont issues du dossier d'origine, géré par le cabinet.

 

 

 

 

Cabinet

 


> Cette zone comprend les coordonnées du Cabinet (téléphone, fax, mail...) afin de pouvoir le contacter à tout moment.

 

 

Dossier de Paie

Cette zone informe de l'état du dossier, selon que celui-ci est en cours de saisie, validé ou en cours d'intégration.

La validation de la période permet à l'Expert comptable d'intégrer les données de paie dans le dossier géré par le Cabinet.

 

Cas du dossier en cours de saisie

L'utilisateur procède à la saisie des données de paie. Une fois le travail de traitement terminé, la période pourra être validée en cliquant sur le lien Valider la période.

 

Cas du dossier validé

Si des informations doivent être complétées au dernier moment, il est encore possible d'annuler la validation de la période.

 

Cas du dossier en cours de validation

Le dossier est en cours d'intégration dans le logiciel de production, mais il reste partiellement accessible. Il est tout à fait possible de saisir des évènements et de nouvelles entrées/sorties.

La saisie d'éléments de variables étant bloquée jusqu'à l'ouverture de la nouvelle période.

 

 

Au-dessous de cette zone, un tableau récapitulatif du traitement des salariés, indiquant le nombre de salariés Présents, Modifiés, ainsi que le nombre d'Entrées et de Sorties sur la période. Un clic sur le nombre indiqué permet de filtrer l'affichage des salariés dans le tableau récapitulatif.


> La validation de la période peut également être effectuée depuis le menu Gestion - Valider la période.

 

 

 

i-Salarié - Evènements à valider et Documents à diffuser

Les boutons Evènements à valider et Documents à diffuser sont liés à la gestion i-Salarié.

 

Evènements à valider

Dès lors qu'un client enregistre une demande de congés payés, d'absence ou d'arrêt maladie/maternité/paternité depuis sa connexion i-Salarié, celle-ci est signalée au collaborateur au niveau du bouton Evènements à valider. Le nombre total d'évènements y est indiqué.

 

 

 

Document à diffuser

Une fois les bulletins de paie, arrêts maladies et autres justificatifs archivés dans la GED du dossier depuis Salaire Expert, le nombre de Documents à diffuser est signalé dans l'icône correspondant.

En cliquant sur cet icône, la liste des documents qui doivent être mis à disposition des salariés du dossier apparaît :

 

Cet écran indique le Nom - Prénom du salarié, le Nom du document ainsi que le Type de document.

 

> Un filtre Documents récupérés à partir de... permet de gérer l'affichage des documents à partir d'une date sélectionnée à l'aide du calendrier interactif.

> Un champ de recherche est disponible au-dessus de chaque colonne, afin de pouvoir effectuer une recherche.

> Le bouton permet la sélection de tous les documents de la liste pour une diffusion en lot des documents.

 

 

 

 

L'écran de droite associé au tableau permet de gérer la diffusion des documents, salarié par salarié :

 

Cet encadré rappelle le nom prénom du salarié.


> L'intitulé du document est indiqué et un icône permet de télécharger le document.


> La date de création du document est indiqué, ainsi que son classement dans la GED.


> Le bouton Diffuser permet de mettre à disposition le document dans l'espace privé i-Salarié, du salarié concerné.


> A l'inverse, un clic sur le bouton Ne pas diffuser fait disparaître le document de la liste. Celui-ci n'est pas mis à disposition du salarié.


Notifier la diffusion par email
: en activant cette option, le salarié est informé de la mise à disposition du document. Au moment de sa diffusion, le salarié est informé par mail de la mise à disposition du document.

 

 

Pour une diffusion en lot de tous les documents, un seul clic sur le bouton Diffuser suffit :

 

> Le nombre de documents sélectionnés est indiqué.

 

> La diffusion ou la non diffusion se fait pour tous les documents sélectionnés.

 

 

Une fois diffusé le document disparaît de la liste.

 

Tableau de bord

Celui-ci permet le suivi de l'avancement du traitement effectué pour chaque salarié (saisie des éléments de paie, gestion des heures et du planning).

 

Les colonnes suivantes permettent un suivi des différents traitements pour chaque salarié :

Validation plannings
Validation heures
Validation éléments variables

 

 

Un code couleur indique l'état d'avancement des éléments saisis et validés :

Validé
Non validé

La validation ou la non validation du travail effectué dans les différentes fonctions, est laissée à votre initiative. Un clic sur l'indicateur permet de valider ou d'invalider le traitement effectué sur le salarié.

 

Dans la colonne qui suit les indicateurs, un icône , disponible pour chaque salarié, permet d'accéder au détail de la fiche salarié et éventuellement de modifier les informations lorsque cela est nécessaire.

Pour plus d'informations sur la saisie des informations des fiches salariés, référez-vous à l'aide Liste des employés en cliquant sur ce lien >>>

 

Présentation des menus

Chaque menu regroupe les fonctions selon trois groupes distincts :

- menu Saisie : pour la saisie des données mensuelles de paie (Planning, heures et éléments de paie)
- menu Employés : comporte les fonctions de création, modification, consultation des fiches salariés
- menu Gestion : constitue une interface avec l'Expert comptable.


Les fonctions réservées à la saisie des données mensuelles de paie destinées à votre Expert comptable, sont regroupées sous le menu Saisie :



> La fonction Planning employés est dédiée à la saisie des évènements (congés, maladie, absences...)
> La fonction Heures permet la saisie des heures effectuées (spécificité de DiaPaie)
> La fonction Eléments variables est réservée à la saisie des données de paie (salaire de base, heures supplémentaires, primes, tickets, acomptes...)

 


Les fonctions réservées à la création, à la consultation et à la modification des fiches salarié sont regroupées sous le menu Employés :

 

> La fonction Listes des employés permet d'accéder aux fiches signalétiques des salariés, afin de consulter ou modifier les données.
> La fonction Créer une entrée permet la création de nouveaux salariés, dans le cas de nouvelles embauches.


Nota
: vous accédez à ces mêmes fonctions, ventilées par onglet, directement depuis la consultation des employés.

 

Les fonctions réservées à la gestion de votre dossier sont regroupées sous le menu Gestion :


> La fonction Valider la période permet de valider le travail de saisie effectué en vue d'intégrer les données saisies dans le dossier.
> La fonction Documents permet la consultation des documents mis à disposition par votre Expert Comptable ou générés ou cours de votre travail dans i-Paie.
> La fonction Horaires théoriques par défaut, permet de consulter et modifier les horaires théoriques de l'entreprise.


> La fonction Administration est sécurisée par un mot de passe et réservé aux fonctions de maintenance uniquement.

 

Principes d'utilisation : travail à effectuer à chaque période par le client

 

Processus évènementiel : les entrées/sorties

Pour toute entrée ou sortie, il convient de procéder à l'enregistrement de l'entrée ou de la sortie afin qu'elle soit traitée dans les meilleurs délais par le cabinet, sans attendre la validation de la période de paie.

Pour accéder à la documentation détaillée de l'aide sur les entrées/sorties, cliquez ici >>>

 

Ce bouton permet de revenir à l'écran d'Accueil i-Paie. Si vous vous trouvez déjà sur l'écran d'accueil, ce bouton permet de revenir à tout moment à l'écran comportant les tuiles d'accès aux différents modules.

 

Synoptique des échanges Cabinet / Client