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Saisie et gestion des écritures

 

Saisie simplifiée

La saisie comptable simplifiée est un module destiné à mettre la saisie comptable à la portée de tous.
Intuitive et simple d'utilisation, la saisie s'effectue par journaux :

- saisie des factures et des avoirs dans les journaux d'achats et/ou ventes
- saisie des écritures en banque ou en caisse dans les journaux de caisse et/ou de banque.

A la validation de la saisie, le programme génère automatiquement les lignes d'écritures (compte de Tiers, compte de HT et compte de TVA) dans la gestion comptable supprimant ainsi les notions de Débit/Crédit, charges et produits.

 

Avant d'utiliser ce module, des conditions de paramétrage doivent être impérativement respectées :

- Les journaux d'achat ou de vente doivent être créés en nature Achat ou Vente et en mode Pièce (menu Saisie - Journaux onglet Général).

- Les journaux de trésorerie doivent être créés en nature Trésorerie, en mode Bordereau (menu Saisie - Journaux onglet Général).

Le compte fréquent 0 doit être renseigné dans les paramètres des journaux (menu Saisie - Journaux onglet Comptes), avec pour le journal de trésorerie soit une racine de compte 51 pour un journal de Banque, soit une racine de compte 53 pour un journal de caisse. Le compte fréquent 0 doit être présent dans le plan comptable.

L'assistant de saisie se divise en deux onglets : Achat/Vente et Trésorerie.

 

Onglet Achat/Vente

Saisie de l'entête

> Indiquez au préalable le type de journal dans lequel vous envisagez de saisir vos écritures Facture fournisseur ou Facture client.

> Le champ Journal propose une liste des journaux en fonction du type de facture.

Cliquez sur la coche verte pour valider et activer la saisie sur le compte tiers.

 

Lorsque la ligne est validée, la Date s'inscrit en automatique et vous pouvez renseigner les informations suivantes :

> La Date indique automatiquement la date du jour.

> Précisez la Pièce qui s'incrémente en automatique à chaque nouvelle saisie. Ce champ reste libre afin de pouvoir modifier ce numéro à votre convenance. Attention : dans ce cas, il n'y aura plus d'incrémentation automatique du numéro de pièce.

> Lorsque le curseur se positionne dans le champ Compte, celui-ci propose la liste des comptes Fournisseurs ou Clients selon le cas. Ce champ est doté d'une saisie intuitive qui se met à jour au fil de la saisie, et propose une liste des comptes filtrés en fonction des premiers caractères saisis.

> Vous pouvez imposer le Libellé de l'écriture en le saisissant dans ce champ afin qu'il soit pris en compte pour chaque ligne d'écriture. Si vous le laissez à vide, c'est le libellé des comptes de chaque ligne qui est repris par défaut.

> Le champ Echéance apparaît uniquement lorsque la Gestion de l'échéancier est paramétrée pour le dossier. Si ce champ n'est pas renseigné, la date d'échéance sera celle de la date de saisie.

> Les notions de Débit/Crédit étant gérées en automatique, il convient de déterminer le type d'écriture en indiquant s'il s'agit d'une Facture ou d'un Avoir. Le curseur se positionne dans la colonne Débit ou Crédit en fonction de la sélection.

 

Cliquez sur la flèche bleue pour effacer les éléments que vous venez de saisir et revenir à la sélection du journal.

Cliquez sur la coche verte pour valider les informations et activer la grille de saisie.

A l'issue de la saisie, validez les informations en cliquant sur la coche verte. Si toutefois la saisie ne convenait pas, vous pouvez revenir l'annuler à l'aide de la flèche retour bleue.

 

Saisie des lignes d'écritures

Suite à la validation de la ligne de compte de tiers, la grille de saisie devient active.

> En cliquant dans la colonne Intitulé, la liste des comptes du plan comptable apparaît. La sélection du compte se fait par le biais de l'intitulé, classé par ordre alphabétique.

> Le Taux de TVA peut être renseigné manuellement ou à l'aide du menu déroulant proposé, dès lors que le paramétrage de TVA est mis en place pour le dossier.

> Saisir le Montant HT.

> Le Montant de TVA est automatiquement calculé.

 

Les valeurs renseignées pour le Montant HT et le Taux de TVA peuvent être modifiées à tout moment en double cliquant sur la valeur concernée.

Si le Compte de tiers est paramétré avec un Masque de saisie au niveau de ComptabilitéExpert, les lignes d'écritures apparaissent automatiquement sans intervention de la part de l'utilisateur.

 

Fonctions de saisie

La grille peut contenir autant d'écritures que nécessaire. Pour gérer les lignes saisies vous devez utiliser les boutons suivants :

Active une nouvelle ligne de saisie.
Supprime la ligne en cours de saisie.
Efface toutes les lignes saisies dans la grille et permet de sélectionner un nouveau journal.
Valide les lignes saisies.

 

Onglet Banque / Caisse

La saisie des écritures d'Achat / Vente se distinguent de la saisie des écritures de trésorerie. L'onglet Banque / Caisse permet la sélection de comptes de tiers paramétrés en Trésorerie.

Attention : Les écritures sont saisies en mode bordereau.

> Sélectionnez le type de saisie Banque ou Caisse.

> Le champ Journal propose une liste des journaux en fonction du type de saisie.

> A l'aide des menus déroulant, indiquez le mois et l'année.

Cliquez ensuite sur la coche verte pour valider les informations saisies.

 

La saisie devient alors active :

> A l'aide du menu déroulant, précisez le jour de l'écriture.

> Précisez la Pièce qui s'incrémente en automatique à chaque nouvelle saisie. Ce champ reste libre afin de pouvoir modifier ce numéro à votre convenance. Attention : dans ce cas, il n'y aura plus d'incrémentation automatique du numéro de pièce.

> Lorsque le curseur se positionne dans le champ Compte, celui-ci propose la liste des comptes Généraux, Fournisseurs ou Clients selon le cas. Ce champ est doté d'une saisie intuitive qui se met à jour au fil de la saisie, et propose une liste des comptes filtrés en fonction des premiers caractères saisis.

 

Au-dessus de la ligne de saisie, un code couleur permet de distinguer les différentes natures des comptes.

Saisissez le Montant.

 

Cliquez sur la flèche bleue pour effacer les éléments que vous venez de saisir et revenir à la sélection du journal.

Cliquez sur la coche verte pour valider les informations et activer la grille de saisie.

 

Fonctions de saisie

La grille peut contenir autant d'écritures que nécessaire. Pour gérer les lignes saisies vous devez utiliser les boutons suivants :

Appeler en modification une ligne de saisie.
Supprime la ligne saisie.
Valide les lignes saisies.

Suite à la validation, les écritures apparaissent dans le module Saisie comptable, dans la Saisie en grille ainsi que dans les éditions (journaux, balance, grand-livre …).