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Saisie et gestion des écritures

 

Saisie en grille

Le module Saisie en grille est destiné essentiellement à la saisie rapide et intuitive des écritures. Cette grille de saisie réunie la plupart des fonctionnalités adaptées aux contraintes du travail de saisie, telles que la saisie au kilomètre, la saisie intuitive des comptes..., avec pour objectif un gain de temps considérable.

L'accès à la grille de saisie se fait par le biais du menu Saisie - Saisie en grille. Ce module est disponible dès lors que le dossier est paramétré avec la Saisie en grille dans la fenêtre des Paramètres dossier.

A l'ouverture aucune écriture n'apparaît dans la grille. Pour pouvoir consulter ou saisir des écritures, renseignez tout d'abord dans l'entête le code Journal et la Date à laquelle doivent être enregistrées les écritures.

> Renseignez le code Journal en effectuant un clic dans le champ prévu à cet effet afin de faire apparaître la liste des journaux disponibles, puis cliquez sur le code journal choisit pour qu'il apparaisse dans le champ. En appuyant sur la touche TAB, le libellé du compte apparaît à côté.

> Indiquez la Date à l'aide des menus déroulant pour préciser le mois et l'année sur laquelle les écritures vont être enregistrées.

> Après validation avec la coche verte , la liste de toutes les écritures saisies à cette date apparaît. Une ligne apparaît sur fond vert pour indiquer la ligne devenue disponible en vue de la saisie.

 

Le module propose plusieurs modalités de saisie, qui font l'objet d'un récapitulatif disponible à tout moment dans le .

Les options de saisie présentées sont également accessibles via le clic droit de la souris.

La grille est constituée des colonnes, indispensables à la saisie des écritures et ayant pour la plupart un caractère obligatoire :

> Jour/Mois/Année : Les mois et année indiqués sont repris en automatique en fonction Lorsque vous renseignez le jour, un contrôle s'effectue sur la date choisie. Si celui-ci est incohérent avec le calendrier (ex. le 30 février), un message d'erreur bloquant apparaît. Les Mois et Année qui apparaissent sont repris en automatique en fonction des paramètres choisis précédemment.

 

 

Saisie du numéro de compte

Si la Recherche automatique du compte est activée dans les Paramètres comptables du dossier, vous bénéficiez d'une saisie intuitive du compte.

 

Par code comptable

Plusieurs modalités de saisie du numéro de compte sont possibles :

 

> Saisissez les premiers caractères du compte pour faire apparaître la liste des comptes enregistrés dans le plan comptable s'affiche automatiquement (filtre en fonction de la saisie).

> Faites défiler les comptes à l'aide des flèches haut et bas du clavier.

> Sélectionnez le compte choisit en cliquant dessus ou faisant Entrée.

 

 

La touche *

La touche * suivie des premiers caractères du libellé du compte, permet d'effectuer une recherche des comptes par libellé. Par exemple : "*achat" filtre tous les comptes ayant le mot "achat" dans leur libellé.

 

Recherche cumulée

Recherche cumulée de la racine du compte et de l'intitulé avec la touche +. Par exemple : "6+march" permet de filtrer tous les comptes de classe 6 ayant les caractères "march" dans leur intitulé. Il ne reste donc plus qu'à choisir parmi la liste proposée en cliquant sur le compte à utiliser.

 

Rappel du numéro de compte sur toutes les lignes d'écritures

Si pour l'option "Effacement du numéro de compte" est sélectionné "Non" (onglet Divers du paramétrage comptable du dossier ou onglet Saisie du paramétrage du journal), à chaque validation d'une ligne d'écriture, c'est le même numéro de compte qui est repris sur la nouvelle ligne.

 

Saisie du code TVA

Cette colonne apparaît uniquement lorsque la Gestion automatique de la TVA est activée au niveau des Paramètres comptables du dossier.

Le programme met à disposition deux possibilités de saisie de la TVA :


> Après avoir indiqué le numéro de Compte, le code TVA affecté au compte HT apparaît automatiquement.

> En cliquant de nouveau dans la colonne, vous avez la possibilité de modifier le code TVA appliqué en fonction de la liste proposée.

 

> Après validation de la ligne du compte HT, la ligne de TVA est créée en automatique avec les valeurs correspondantes sans intervention de votre part.

 

Saisie du Libellé de l'écriture

La saisie du libellé dépend du paramétrage du Journal, pour l'option "Effacement du libellé" et également de l'option Duplication des intitulés. Le paramétrage offre plusieurs modalités de saisie du libellé.

Vous trouverez dans les exemples ci-dessous quelques suggestions :

Exemple 1 : Affichage de l'intitulé du compte sur toutes les lignes de l'écriture

L'affichage de l'intitulé du compte apparaît sur toutes les lignes lorsque le paramétrage est le suivant : "Effacement du libellé" = NON et "Duplication des intitulés" = Clients et Fournisseurs.
La duplication des intitulés fait apparaître l'intitulé du compte Fournisseur saisi en premier dans la colonne Libellé. Etant donné qu'il n'y a pas d'effacement du libellé, celui-ci apparaît également sur les lignes suivantes.

Exemple 2 : Saisie manuelle du libellé et reprise de celui-ci sur toutes les lignes de l'écriture

 

Astuces

Utilisation de la touche * :
Si la duplication des libellés n'est pas paramétrée, vous avez la possibilité de "forcer la duplication de l'intitulé du compte" en appuyant sur la touche * de votre clavier pendant la saisie du numéro de compte.
La touche * peut également être utilisée pour compléter la saisie manuelle du libellé. Insérée en début ou en fin de libellé, elle est remplacée par l'intitulé du compte.

Exemple :

Avec la saisie suivante : "* règlement", après validation devient : "CMARTIN règlement".
Avec la saisie suivante : "règlement *", après validation devient : "règlement CMARTIN".

L'utilisation de la touche * fonctionne aussi avec l'utilisation du libellé abrégé.

 

Les colonnes Débit/Crédit

Si le Positionnement Débit/Crédit est activé dans les Paramètres comptables au niveau cabinet ou dans les Paramètres comptables du dossier, le curseur se positionne automatiquement dans la colonne concernée en fonction de la racine du compte choisie et du type de journal.

Vous avez la possibilité d'inverser les montants saisis dans les colonnes Débit et Crédit, en effectuant un clic droit sur l'écriture en mode modification, puis en sélectionnant l'option Inverser Débit Crédit (ou en tapant I pour inverser les montants de toute l'écriture). Toutes les lignes de l'écriture s'ajusteront en conséquence. Cette manipulation est également possible sur une ligne d'écriture au cours de la saisie.

Astuces

Si vous avez saisi plusieurs lignes vous pouvez équilibrer votre écriture en tapant la touche * au moment de la saisie des montants. Le montant attendu pour équilibrer l'écriture apparaît automatiquement dans la bonne colonne.

 

Les colonnes supplémentaires

Les colonnes Let., Ext., M., G. et Echéance ont une fonction d'information. Elles ne sont pas modifiables puisqu'elles font parties des paramètres appliqués directement par l'Expert comptable au niveau de ComptabilitéExpert.

Dans la colonne Extourne une coche verte apparaît pour indiquer que l'écriture sera extournée lors du report à nouveau.

Lorsqu'un lettrage a été effectué, celui-ci apparaît dans cette colonne Let.. Le lettrage des écritures peut s'effectuer par le biais de la fonction qui se trouve dans le menu Traitements - option Lettrage / Délettrage. Le lettrage qui apparaît peut également provenir du travail effectué au Cabinet comptable.

La colonne M. indique la monnaie sous laquelle est enregistrée l'écriture.

Si un document est lié à une écriture (facture ou autre) un icône apparaît dans la colonne G.. Le lien avec un document se fait au moment de la saisie de l'écriture directement dans ComptabilitéExpert.

La colonne Echéance indique pour le compte Tiers la date d'échéance pour l'écriture, dès lors que le dossier a été paramétré au préalable avec la Gestion des échéanciers (menu Fichier - Paramètres dossier). Après avoir saisi votre ligne d'écriture, vous avez la possibilité de saisir dans cette colonne la date d'échéance de votre écriture.

 

Liste des documents I-Dépôt / Saisie sur pièce

A côté de la grille de saisie, la partie Liste des doc. I-Dépôt propose la liste des documents déposés dans le module I-Dépôt. Ce qui permet une saisie sur pièce et de lier une facture à l'écriture.

 

> Les documents sont classés en fonction du type du document, que vous devez sélectionner à l'aide de la liste déroulante.

> L'encadré Documents à saisir liste tous les documents déposés sous le type sélectionné.
Il suffit de cliquer sur un des documents de la liste pour le sélectionner.

 

 

 

 

> Vous avez la possibilité de saisir un Commentaire dans la zone de texte prévue à cet effet.


> Cliquez sur ce bouton pour visualiser le contenu du document.

> Cochez l'option Lier lors de la validation, pour que le document se trouve lié à l'écriture au moment de sa validation.

 

Dans la grille de saisie, un icône apparaît dans la colonne G. pour chaque ligne de l'écriture.

Le document disparaît alors de la liste des Documents à saisir.

 

Un clic droit sur l'écriture permet d'accéder aux options suivantes :

 

> Avec l'option Visualiser le document I-Dépôt, vous pouvez ouvrir le document numérisé dans I-Dépôt.

> L'option Informations sur le document ouvre un écran indiquant le nom du document, la Date de dépôt ainsi que l'heure, le Type de document et les éventuels Commentaires saisis au préalable.

> Le lien avec le document I-Dépôt peut être supprimé.

> Un clic sur l'option I-Dépôt ouvre le module I-Dépôt dans une nouvelle fenêtre indépendamment de la saisie dans I-Compta, permettant ainsi le suivi des documents pris en compte.

 

Lors de l'intégration, les documents stockés dans I-Dépôt sont transférés automatiquement dans la GED. Ainsi, dans ComptabilitéExpert et I-Compta, vous retrouverez les écritures intégrées avec les liens vers les documents de la GED.

 

 

La Duplication et la Copie pour duplication

La Duplication (Ctrl + V) peut essentiellement être utilisée dans le cas de la saisie en mode Bordereau, afin de simplifier les automatismes de saisie.

Les informations saisies dans la dernière ligne d'écriture sont systématiquement mémorisées et peuvent être reprises pour chacune des colonnes de la nouvelle ligne d'écriture en effectuant un Ctrl + V. Ce qui facilite le travail de duplication des numéros de comptes, libellés, montants...

La Copie pour duplication (Ctrl + C) permet de mémoriser les données d'une ligne d'écriture autre parmi celles que vous avez saisies. Lors de la saisie d'une nouvelle écriture, en effectuant un Ctrl + V dans chacune des colonnes sont reprises les informations de la ligne copiée au préalable.

 

Les messages d'avertissement

Des messages d'avertissement vous guident dans votre travail tout au long de la saisie au niveau du Journal en cours (au-dessus de l'intitulé du journal), puis également au bas de l'écran pour l'écriture en cours.

Au niveau Journal les messages indiquent les manipulations que vous pouvez effectuer ou non, selon les paramètres du journal.

Pour la saisie d'écriture, les messages qui apparaissent en rouge au bas de l'écran sont déclenchés par une série de contrôle qui s'effectuent au moment de la saisie. Ceux-ci indiquent des erreurs de cohérence, telles que la saisie d'un montant au Débit pour un compte fournisseur dans un journal d'achat, ou encore si vous tentez de sortir du module de saisie sans avoir équilibré votre écriture.

 

Suppression d'écritures

Les options du clic droit de la souris comportent la possibilité de supprimer soit de Supprimer une ligne soit de Supprimer l'écriture sur laquelle vous avez positionné votre curseur.

 

 

Libellés abrégés

Sous la grille de saisie, vous disposez d'une légende rappelant les différents libellés abrégés paramétrés pour le dossier, que vous pouvez utiliser :

 

 

Solde des comptes et options

Une fois l'écriture validée, le montant des soldes des comptes sur lequel vous êtes positionné sont indiqués :

Le Libellé et solde du compte en cours se met à jour en fonction du compte sur lequel le curseur est positionné.

Un récapitulatif du Total, Solde écriture et Solde trésorerie se met également à jour au cours de la saisie de l'écriture. Le Solde trésorerie n'apparaît que lorsque vous êtes dans un journal de trésorerie et que vous utilisez un compte fréquent 0. Le montant indiqué correspond à une simulation du solde du compte de trésorerie une fois la contrepartie passée.

 

Le bouton permet d'accéder au compte en cours de saisie en mode Modification et d'effectuer une recherche sur les comptes.

 

> Vous pouvez modifier l'Intitulé, indiquer ou changer le Journal de centralisation, paramétrer le lettrage ou la Gestion des quantités, changer le code TVA.

 

> Il est également possible de naviguer d'un compte à l'autre afin de procéder à des modifications ou encore de rechercher un compte en fonction des filtres proposés. Suivant la colonne sélectionnée, vous pouvez chercher un compte soit par le N° de compte soit par son Intitulé.

 

> En cliquant sur OK, la fenêtre se referme et le compte sur lequel le curseur est positionné dans la liste est repris dans la saisie comptable.