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Saisie et gestion des écritures

 

Saisie comptable

La Saisie Comptable est un module de saisie permettant l'enregistrement et la gestion des factures et règlements, par journaux et à la date déterminée. Les écritures saisies alimentent les différentes fonctions de la gestion comptable (Extrait de compte, balances et éditions diverses...), facilitant le traitement de vos écritures (rapprochement de banque, lettrage, ...).

Le module Saisie comptable n'est disponible que lorsqu'il est activé dans les Paramètres du dossier - onglet Saisie.

 

La sélection du journal

La saisie des écritures se fait par journal et par période :

> Cliquez dans le champ Journal pour sélectionner le journal dans lequel vous devez saisir vos écritures. Un menu déroulant propose la liste de tous les journaux créés pour le dossier.

Le bouton permet de consulter le paramétrage des journaux créés et de sélectionner le journal à utiliser.

> L'intitulé du compte apparaît automatiquement, avec les indications sur la Dernière saisie, le mode de saisie paramétré et l'éventuelle Date de blocage.

> Par défaut la Date de saisie qui s'inscrit est la date de la dernière saisie. En cliquant dans les champs Mois/Année ces données peuvent être modifiées.

> Validez les informations saisies dans l'entête avec le bouton . Ce qui active la zone de saisie des écritures.

 

La saisie des lignes d'écritures

Dans la zone devenue active, vous pouvez commencer la saisie d'une ligne d'écriture :

> Le curseur se positionne directement dans le champ Jour pour qu'il soit renseigné.

> Précisez la Pièce qui s'incrémente en automatique à chaque nouvelle saisie. Ce champ reste libre afin de pouvoir modifier ce numéro à votre convenance. Attention : dans ce cas, il n'y aura plus d'incrémentation automatique du numéro de pièce.

> Renseignez le numéro de Compte : si le dossier est paramétré avec la Recherche automatique du compte, ce champ propose par saisie intuitive le compte à saisir.

> Lorsque la Gestion de TVA est activée pour le dossier, une liste des codes TVA à appliquer vous est proposée. Si le Paramétrage de la TVA (Compte HT et Code TVA) a été effectué pour le dossier, les lignes de saisie HT puis de TVA se déclenchent automatiquement dès la validation de la ligne de Tiers. Il suffit de valider les informations préremplies avec la touche Entrée.

> Saisissez le Libellé de l'écriture : celui-ci sera reporté sur les lignes HT et TVA de l'écriture. Si rien n'est renseigné, l'intitulé reste vide.

> Renseignez dans les colonnes Débit/Crédit (selon le cas) le montant de l'écriture. En positionnant le curseur sur le montant saisi, il est possible d'inverser le montant dans les colonnes Débit/Crédit avec la touche F11.

> Le champ Echéance apparaît uniquement lorsque la Gestion de l'échéancier est paramétrée pour le dossier. Si ce champ n'est pas renseigné, la date d'échéance sera celle de la date de saisie.

Faites pour valider l'écriture.

 

Le corps du journal

Une fois la ligne d'écriture validée, celle-ci s'inscrit dans le corps du journal :

> Toutes les lignes de l'écriture figurent dans le corps du journal.

> Cliquez sur pour supprimer une ligne.

> Cliquez sur pour rappeler la ligne d'écriture dans la partie saisie afin de pouvoir effectuer des modifications.

> Au bas de l'écran, un encadré indique le Libellé et le solde du compte en cours (N et N+1).

> Cliquez sur le pour que l'écriture soit générée dans la comptabilité.

 

Fonctions avancées

Grâce à des boutons de raccourcis vous accédez rapidement à diverses fonctions sans pour autant sortir du module de saisie.

Ouvre la gestion du plan comptable pour consulter, modifier, ajouter ou supprimer un compte.
Comme la touche F8, déclenche la contrepartie sur le compte désigné comme le Compte fréquent 0 dans les paramètres du journal.
Effectuer une recherche sur les écritures saisies.

Si la Gestion automatique de la TVA est activée pour le dossier, cliquez sur ce bouton ou faites F10 pour déclencher le calcul automatique de la TVA.
Après avoir saisi la ligne du Compte tiers et cliqué sur le bouton TVA auto. pour saisir le Compte HT, la ligne de TVA est générée en automatique en fonction du compte et du taux paramétrés dans le Journal en cours (TVA pour saisie automatique).

Lors de la saisie, des contrôles s'effectuent en temps réels. Des messages d'informations apparaissent au bas de l'écran pour vous guider :

En cas de saisie sur N+1

 

En cas de saisie au Débit sur un compte Fournisseur dans un journal d'Achat