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Traitements

 

Lettrage et Délettrage

Le lettrage consiste à rapprocher des lignes au débit avec des lignes au crédit d'un compte afin que l'ensemble des lignes ainsi lettrées soit équilibré.

ICompta propose un Lettrage manuel et un Lettrage automatique.

Pour qu'un compte soit lettrable, vous devez le préciser lors de sa création. Si cela n'a pas été fait, il est toujours possible de le corriger en le modifiant dans le Plan comptable qui se trouve dans le menu Saisie. Dans les paramètres du compte, l'encadré Lettrable doit être coché Oui.

 

Lettrage automatique

Dans le menu Traitements > Lettrage, cliquez sur la fonction Automatique. La fenêtre qui apparaît permet de paramétrer le lettrage à effectuer.

Quatre types de traitements sont proposés :

 

> Lettrage par pièces : Toutes les écritures ayant le même code pièce sont lettrées ensemble après contrôle de l'égalité Débit/Crédit.

 

> Lettrage par solde à zéro : Le logiciel lit par ordre chronologique les imputations d'un compte et les lettre ensemble dès que le solde progressif atteint la valeur zéro.

 

> Lettrage par somme : Pour un lettrage combinatoire permettant de rapprocher deux sommes au débit avec deux à neuf sommes au crédit.

 

> Délettrage : Permet de supprimer le travail de lettrage effectué au préalable.

 

 

Lettrage par somme

Suivant le principe du lettrage combinatoire, le logiciel peut rapprocher deux sommes au débit avec deux à neuf sommes au crédit. Pour cela, vous devez préciser le nombre de sommes que le logiciel doit prendre en compte dans l'encadré Niveau du lettrage qui apparaît uniquement si l'option Lettrage par somme est sélectionnée.

Le lettrage est différent selon le Niveau du lettrage indiqué. Dans le cas d'un lettrage par somme avec un niveau de 2 à 4 sommes, le programme procède au lettrage des écritures en pointant les sommes de façon à ce qu'elles s'équilibrent par lot de 2, puis de 3, et pour finir par lot de 4.

A l'inverse si vous demandez un lettrage par somme avec un niveau de 9 à 2 sommes, le programme procède à un regroupement des sommes qui s'équilibrent par lot de 9, puis par lot de 8... jusqu'à 2.

En renseignant un Seuil de tolérance, vous autorisez le programme à lettrer des sommes avec un écart dans la limite du seuil indiqué.

La valeur qui apparaît par défaut provient des Paramètres comptables du dossier (menu Fichier - Dossier - bouton Paramètres - onglet Divers) et peut être modifiée selon vos besoins. Lorsque vous quittez le lettrage, la valeur paramétrée par défaut est systématiquement proposée.

>> A l'issue du traitement, une écriture de contrepartie est automatiquement passée dans le Journal de contrepartie en utilisant les comptes indiqués. Pour que le programme puisse réaliser cette opération le Journal de contrepartie, les Comptes débit - Comptes crédit à utiliser et la date d'imputation doivent être impérativement paramétrés dans la fiche Paramètres comptables du dossier - onglet Divers. La date d'imputation étant au choix la Date du jour de la contrepartie ou la Date de l'écriture.

Ces trois types de lettrages sont tout-à-fait compatibles et peuvent être exécutés sur un même dossier.

 

 

Délettrage

Pour supprimer le travail de lettrage effectué sur les écritures, vous devez paramétrer le délettrage de la façon suivante :

 

> En cochant l'option Délettrage, vous avez la possibilité de délettrer les écritures sur les différents Comptes clients / Comptes fournisseurs / Comptes généraux.

 

> L'option délettrage propose également un Délettrage par date. En cliquant sur les menus déroulant, un calendrier permet de sélectionner rapidement les dates de début et fin de délettrage. Dans ce cas, le délettrage des écritures se fera dans l'intervalle de date que vous avez indiqué.

 

 

 

 

 

Traitement

Quelque soit le traitement demandé, indiquez le type de comptes à lettrer en cochant la ou les cases Clients, Fournisseurs ou Généraux, ainsi que la fourchette des numéros de comptes concernés grâce aux boutons de sélection.

Une fois les comptes renseignés, cliquez sur OK. Les numéros de comptes analysés vont défiler.

Les lignes lettrées sont marquées par une ou deux lettres qui apparaissent dans la colonne Let du Grand livre et dans la fenêtre de Visualisation des écritures.

Un ensemble de lignes composées de lignes saisies sur N+1 et de lignes saisies sur N peut être lettré. Une astérisque à côté de la lettre de lettrage caractérise les lignes lettrées à cheval sur les deux années.

Les lignes non lettrées sont reprises automatiquement pour l'exercice N+1 pour justifier le solde à nouveau des comptes soumis au lettrage lors du report à nouveau.

 

 

Lettrage manuel

L'opération de lettrage automatique peut être complétée par un lettrage manuel, afin de pouvoir affiner le lettrage sur certaines écritures qui n'ont pu être lettrées.

Le Lettrage manuel est disponible depuis le menu Traitements > Lettrage et délettrage > Manuel.

> Cette fenêtre liste les écritures enregistrées dans la saisie comptable, comptes par comptes.

> Les écritures sont classées par Date et les colonnes indiquent le code Journal, le n° de Pièce, le Libellé de l'écritrue, le Lettrage, le Crédit et le Solde cumulé.

> L'option Eviter les comptes sans écritures lettrables est sélectionnée par défaut. Celle-ci permet de lister uniquement les comptes ayant des écritures à lettrer.

> L'option Affichage des écritures lettrées n'est pas sélectionnée par défaut. Elle permet d'activer l'affichage des écritures déjà lettrées.

 

Lettrage des écritures

Double-cliquez pour sélectionner l'écriture à lettrer, et faire apparaître une coche verte dans la colonne Let. indiquant la sélection.

 

 

 

 

> Si l'Ecart est à 0, un bouton Lettrer en haut de l'écran affectera le lettrage.

 

 

 

 

 

 

 

> Lorsque l'Ecart est différent de 0, un bouton Contrepartie devient disponible au bas de l'écran :

En cliquant sur ce bouton, une fenêtre apparaît afin de générer une ligne d'écriture qui va contrebalancer le montant de l'écart.

> A l'ouverture de la fenêtre, sélectionnez le Journal parmi la liste proposée. Ce champ est doté d'une saisie intuitive qui filtre la liste des codes journaux, facilitant le choix du journal à imputer. En effaçant les caractères saisis vous pouvez modifier le code journal indiqué.

> La Date d'imputation indiquée par défaut correspond à la date de révision paramétrée, que vous pouvez modifier.

> Indiquez le numéro de Pièce, le Compte (à l'aide de la touche F6 ou de la saisie intuitive) et du Libellé. Le montant Crédit / Débit étant renseigné automatiquement en fonction de l'écriture déjà sélectionnée.

> Pour ressortir de la saisie sans valider la contrepartie, cliquez sur Annuler.

> Suite à la validation, les écritures sont lettrées.

 

Recherche sur les comptes

La partie réservée à la recherche sur les comptes propose une visualisation de la liste de tous les comptes paramétrés dans le dossier.

 

> Les flèches de navigation permettent de passer d'un compte à l'autre, et également d'aller directement en un clic au premier ou au dernier compte de la liste.

 

> Une zone de saisie permet de renseigner le compte cherché. Dotée d'une saisie intuitive, cette zone permet de gérer l'affichage de la liste des comptes du plan comptable en fonction des premiers caractères saisis, avec un positionnement automatique.

 

Seuls les comptes commençant par les premiers caractères saisis apparaissent dans la liste.