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Présentation d'i-Dépôt

 

La gestion des documents déposés

i-Dépôt est un service Web sécurisé permettant la mise à disposition de documents et de fichiers client à destination du cabinet, en vue de leur traitement.

Le comptable est averti par mail, en temps réel de la disponibilité des documents.

 

Le client accède à son dossier, en se connectant avec son Code utilisateur et son Mot de passe comme indiqué sur la page de connexion.

Après avoir cliqué sur la fonction i-Dépôt disponible sur le bureau i-Suite, vous accédez à la gestion des documents déposés pour le dossier.

 

1 - Arborescence des types de documents

Tous les documents déposés dans i-Dépôt doivent être rattachés à un type.

Lorsque vous êtes positionné sur , tous les documents qui ont été déposés et non encore pris en compte sont visibles, quel que soit leur type.


En se positionnant sur un type, seuls les documents rattachés à ce type sont visibles.

 

Lorsque vous êtes positionné sur , tous les documents déposés et qui ont été pris en compta par le collaborateur au cabinet sont visibles.

 

IMPORTANT

Lorsqu'un document est pris en compte, il n'est plus possible de le supprimer ni de modifier le commentaire.

 

Le bouton permet de revenir à l'écran d'accueil d'i-Suite Expert.

 

Le bouton permet de déposer de nouveaux documents.

 

Pour plus de précisions concernant l’ajout de document, reportez-vous à la rubrique Ajout de documents.

 

 

2 - Liste des documents

Dans cette colonne apparaît la liste de tous les documents qui ont été déposés.

Cette liste peut être filtrée soit en sélectionnant un type de document, soit en utilisant la zone de saisie qui permet de rechercher un document par son nom.

 

Lorsque vous sélectionnez un document, vous pouvez consulter son type (1), la date à laquelle il a été déposé (2) et le commentaire qui l’accompagne (3).

 


> Le bouton  permet de télécharger le document.

> Le bouton permet de supprimer le document.

 

 

> Le bouton permet d’accéder à une fenêtre de modification des caractéristiques du document :

NB 
Pour plus de détail sur la suppression des documents, reportez-vous à la rubrique Suppression de documents.

 


Lorsque vous êtes positionnés sur la rubrique  , dans le détail d’un document, tous les icônes de modification ont été supprimés.

 

 

3 - Prévisualisation des documents

Cette colonne permet de visualiser un document directement depuis i-Dépôt, sans avoir à le télécharger pour l'ouvrir dans son application d'origine.

 

Lorsque vous cliquez sur un document, l’aperçu s’affiche automatiquement dans le volet de droite.

 

 

Ajout de nouveaux documents

Plusieurs modalités de dépôt de documents sont proposées :

- Ajouter des nouveaux documents depuis votre disque
- Scanner des nouveaux documents

 

Ajouter des nouveaux documents depuis votre disque

Cette fonction permet de déposer dans I-Dépôt un ou plusieurs fichiers en une seule manipulation.

Après avoir cliqué sur le bouton , cliquez ensuite sur le bouton

> Indiquez tout d'abord le Type de document que vous allez déposer, à l'aide du menu déroulant.

> Le champ Commentaire est une zone de saisie libre, dans laquelle vous pouvez ajouter une note concernant le document à destination du collaborateur. Celui-ci pourra ensuite la consulter dans DiaClient - i-Dépôt.

> Cliquez sur le bouton Sélectionnez des fichiers... pour accéder à Explorateur et ainsi pouvoir sélectionner le ou les documents à déposer.
Les documents peuvent être déposés soit par sélection dans l'Explorateur, soit par Glisser-Déplacer.

> Pour sélectionner plusieurs fichiers, maintenez la touche MAJ ou Ctrl tout en effectuant simultanément un clic gauche de la souris sur les documents pour les sélectionner. De cette manière, plusieurs documents issus d'un même répertoire peuvent être sélectionnés en une seule fois.

> La touche MAJ permet la sélection d'un ensemble de fichiers qui se suivent, tandis que la touche Ctrl permet la sélection de plusieurs fichiers non consécutifs.

> Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir de la fenêtre de choix des fichiers à télécharger, afin de valider la sélection.

> La liste des documents est reprise dans cet écran, puis ceux-ci sont aussitôt transférés dans i-Dépôt, sans intervention de votre part.

 

 

Scanner des nouveaux documents

Des documents peuvent être déposés dans i-Dépôt par le biais de votre scan, dès lors que celui-ci est raccordé à votre poste.

Après avoir cliqué sur le bouton , cliquez ensuite sur le bouton

 

 

> L'image qui doit être scannée apparaît en visualisation.

> Le numéro de la page ainsi que le nombre total de pages sont indiqués au-dessus de l'image.

> Si le document à scanner contient plusieurs pages, vous pouvez les faire défiler à l'aide des flèches de navigation.

Aller à la première page Aller à la dernière page
Page précédente Page suivante

> Des boutons permettent d'agir sur les documents à scanner :

Supprimer la page en cours Réinitialiser zoom
Rotation gauche de l'image Rotation droite de l'image
Supprimer les images scannées    

 

A gauche de l'écran, se présentent les paramètres du scan :

 

> Par défaut, le nom du document est composé en automatique (année, mois, jour suivi d'un numéro aléatoire), que vous pouvez modifier.

> A l'aide du menu déroulant, indiquez le type de document que vous allez déposer.

> Le champ Commentaire est une zone de saisie libre, dans laquelle vous pouvez ajouter une note concernant le document à destination du collaborateur. Celui-ci pourra ensuite la consulter dans DiaClient - i-Dépôt.

> Dans les options du scan, indiquez le type de fichier généré en cochant l'option qui convient parmi celles proposées : Document, Image, autre.

> Précisez ensuite le paramètre de la Couleur à l'aide du menu déroulant : Noir et blanc, Nuance de gris ou Couleur, suivant le fichier que vous souhaitez obtenir (la taille du fichier obtenu varie en fonction du paramètre choisi).

> Au besoin, sélectionnez la Résolution à l'aide du menu déroulant : 100, 200 ou 400 afin d'agir sur la netteté du scan obtenu.

> Si votre scanner est livré avec son logiciel, cochez l'option Avec interface pour que celui-ci s'exécute.

> Cliquez ensuite le bouton Scanner.

 

 

La suppression de documents

Parmi les documents déposés, il peut arriver que des documents doivent être supprimés.

Attention : seuls les documents non pris en compte par le cabinet peuvent être supprimés.

 

Dans la liste des documents déposés, sélectionnez le document qui doit être supprimé puis cliquez sur l’icône .

 

 

 

 

> Il est possible de rechercher le document à supprimer en utilisant la zone de saisie.

 

 

 

 

 
> Un clic sur le Nom du document permet de visualiser son contenu.

 

 

Il est également possible de supprimer plusieurs documents simultanément.

Pour cela, il faut les sélectionner un par un en maintenant la touche CTRL enfoncée.
Les documents sélectionnés apparaissent alors en grisé pour indiquer la sélection :

 

 

Cliquez ensuite sur l’icône d'un des documents.

Un message de confirmation apparaît :

 

 

Cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression ou sur le bouton ANNULER pour interrompre la suppression.