Ventilation automatique
La mise en application de la ventilation automatique constitue un atout majeur dans le processus d'intégration des relevés bancaires. Il s'agit d'un outil de paramétrage, facile d'utilisation permettant un paramétrage commun à tous les dossiers ou spécifique au dossier en cours, pour une affectation rapide et automatique des relevés dès leur importation dans ACD Banque. Pour affiner au mieux le paramétrage, plusieurs critères sont disponibles pour une affectation en fonction des numéros de comptes, des montants, des libellés, et bien d'autres encore précisés dans ce qui suit.
Pour procéder au paramétrage de la ventilation, cliquer sur le bouton Paramétrage depuis la fenêtre Intégration de relevés bancaires. Cette fonction est également accessible depuis le logiciel Comptabilité Expert - menu Fichier - Paramétrage - Paramétrage intégration de relevés bancaires.
À l'ouverture du paramétrage, si des règles de ventilation ont été détectées sur des comptes interdits en saisie (depuis le Plan comptable - option Interdire la saisie sur ce compte), un message d'information apparaît :
Ce message a pour objectif d'avertir l'utilisateur de la présence d'un paramétrage sur un compte interdit.
Attention : Si un compte est un interdit, les règles d'affectation automatique le concernant ne s'appliquent pas.
Après avoir cliqué sur OK, la fenêtre de paramétrage apparaît :
Cliquer sur l'onglet Général ou Dossier en fonction du paramétrage à effectuer. Le paramétrage à mettre en place doit permettre au programme d'effectuer une recherche sur les lignes du relevé pour une ventilation au plus juste.
Nota : Le paramétrage mis en place en Général est effectif pour l'ensemble des dossiers gérés par le Cabinet. Ce paramétrage peut toutefois être repris au niveau du Dossier, en effectuant un clic droit sur la ligne de paramétrage - option Copier la règle au niveau dossier.
La ventilation s'effectue en fonction des critères suivants :
La date d'opération : en indiquant les j. deb. et j. fin, la recherche se fait à partir d'un jour donné, en fonction de la fourchette de date indiquée. Si aucune date n'est indiquée, toutes les écritures seront prises dans la répartition.
Code opération : cette colonne permet d'indiquer un code type d'opération suivant la liste proposée. Un double-clic permet d'accéder à la liste prédéfinie mise à disposition :
Libellé relevé : la recherche se fait sur les libellés du relevé avec l'utilisation possible de caractères génériques.
Dans l'exemple ci-dessus :
- L'utilisation d'astérisques : *PRET* permet de trouver tous les libellés qui contiennent le mot "PRET" dans le libellé du relevé.
- L'utilisation du point d'interrogation : permet de remplacer un seul caractère dans l'intitulé.
- L'utilisation des crochets : permet d'insérer une suite de caractères.
Par exemple : au niveau du paramétrage a été saisi "ED[a-p]tion" le programme retrouvera tous les libellés du relevé qui contiennent notamment le mot "EDITION". La lettre "i" fait bien partie de l'intervalle "a" à "p" demandé. - L'utilisation du point d'exclamation dans les crochets : permet d'exclure une suite de caractères demandée. Par exemple : "[!a-p]" exclut les caractères de "a" à "p" de la recherche.
Le montant : permet d'effectuer une recherche par somme, avec la possibilité de renseigner une Tolérance.
Dép. / Rec. : indiquer dans cette colonne la lettre D pour dépense ou la lettre R pour recette, selon le cas.
Journal : préciser le journal auquel doit s'appliquer le paramétrage. Celui-ci ne s'appliquera qu'aux relevés affectés au journal indiqué.
Le compte : en double-cliquant dans cette colonne, il est possible d'accéder à la liste des comptes enregistrés dans le plan comptable :
Dans le champ Code, il est possible d'effectuer une recherche du compte à sélectionner sur l'ensemble de la liste.
En sélectionnant le code #IGNORER, la ventilation des lignes du relevé qui doivent être ignorées peuvent être ignorées par avance.
Libellé écritures : par défaut la commande [CPT_LIB] permet de reprendre le libellé du compte enregistré dans le plan comptable. Si rien n'est renseigné, c'est le libellé présent dans le relevé qui est repris.
Mise en place des règles de ventilation
Le tableau de paramétrage de la ventilation automatique comporte 2 colonnes Règles et Paramétrage des règles supplémentaires. Ces colonnes ont pour fonction principale la mise en place de règles de ventilation, pour les opérations de type remise de carte, comportant des montants relatifs aux commissions. À l'issue du traitement, le programme génère en automatique les lignes d'écritures correspondantes, réduisant ainsi le travail sur le traitement des lignes du relevé.
Rappel : La ventilation des écritures n'est possible que pour les lignes du relevé qui contiennent des mots clés tel que Commission et/ou Brut avec des montants au niveau du Libellé complémentaire ou simplement du Libellé.
Pour mettre en place les règles de ventilation, double-cliquer dans la colonne Règle afin de faire apparaître le bouton de sélection. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre apparaît proposant diverses modalités de paramétrage :
Ce paramétrage pourra s'appliquer soit au libellé principal soit au libellé complémentaire.
Aucune règle
Cette option permet de supprimer une règle préalablement affectée à la ligne de paramétrage.
Seule la commission est renseignée
Dans le libellé, seule la commission est indiquée.
Dans le champ Mot clé commission, renseigner le mot clé tel qu'il apparaît dans le libellé avant le montant. Pour le paramétrage demandé, le champ Mot clé brut n'est pas accessible. À l'aide du menu déroulant, sélectionner ensuite la colonne Libellé ou Libellé complémentaire sur laquelle la recherche doit s'effectuer. Indiquer ensuite le Séparateur de décimale, le Libellé de la ligne créée puis indiquer le Compte parmi la liste du plan comptable en cliquant sur le bouton de sélection ou à l'aide de la saisie intuitive.
La commission et le brut sont renseignés
Dans le libellé, les deux informations apparaissent.
Dans le champ Mot clé commission, renseigner le mot clé tel qu'il apparaît dans le libellé avant le montant, puis dans le champ Mot clé brut renseigner le mot clé tel qu'il apparaît dans le libellé. À l'aide du menu déroulant, sélectionner ensuite la colonne Libellé ou Libellé complémentaire sur laquelle la recherche doit s'effectuer. Indiquer ensuite le Séparateur de décimale, le Libellé de la ligne créée puis indiquer le Compte parmi la liste du plan comptable en cliquant sur le bouton de sélection ou à l'aide de la saisie intuitive.
Seul le brut est renseigné
Dans le libellé seul le brut est indiqué.
Le champ Mot clé commission n'est pas accessible. Dans le champ Mot clé brut disponible, renseigner le mot clé tel qu'il apparaît dans le libellé avant le montant. À l'aide du menu déroulant, sélectionner ensuite la colonne Libellé ou Libellé complémentaire sur laquelle la recherche doit s'effectuer. Indiquer ensuite le Libellé de la ligne créée puis indiquer le Compte parmi la liste du plan comptable en cliquant sur le bouton de sélection.
Ventilation par mots clés
Des ventilations sur différents mots clés du libellé (autres que ceux relatifs à la commission et/ou au brut) peuvent être paramétrées.
Indiquer à l'aide du menu déroulant, la colonne Libellé ou Libellé complémentaire sur laquelle le programme doit effectuer la recherche.
Renseigner ensuite le Mot clé concerné puis le Libellé qui doit apparaître lors de la création de la ligne d'écriture, le type de Séparateur de décimale ainsi que le numéro de Compte à l'aide du bouton de sélection.
Le paramétrage peut s'effectuer sur différents mots clés, permettant ainsi au programme de procéder à la ventilation simultanément sur plusieurs lignes du relevé.
Nota : Comme pour le paramétrage du niveau Général, si le libellé n'est pas renseigné c'est le libellé du relevé qui est utilisé. S'il est renseigné, la mention [CPT_LIB] est remplacée par le libellé du compte.
Une fois le paramétrage des règles mis en place, cliquer sur OK pour valider puis sortir de la fenêtre des paramètres.
De retour sur les lignes du relevé, cliquer sur le bouton Affectation - Réaffectation complète pour activer la ventilation paramétrée via les règles ci-dessus. Toutes les lignes sont automatiquement affectées avec la création des lignes de TVA correspondantes :
Les ventilations paramétrées seront utilisées à chaque importation de fichier ETEBAC.
Le paramétrage établi au niveau de l'onglet Dossier est appliqué en priorité. Le paramétrage défini dans l'onglet Général est commun à l'ensemble des dossiers gérés par le cabinet et vient compléter le paramétrage de l'onglet Dossier pour affiner la ventilation des écritures, à condition que l'option Activer le paramétrage général pour ce dossier soit sélectionnée.
Afin que seul le paramétrage défini dans l'onglet Dossier s'applique, cette option doit être désélectionnée. Le paramétrage de l'onglet Général est alors ignoré.