Contrôle de caisse

Sommaire

  • Le paramétrage
  • Par code journal
  • Édition

    • Cet assistant permet une gestion complète de la caisse : avec un contrôle de caisse par compte ou par journal des mouvements d'argent de l'entreprise, grâce au paramétrage d'alertes en cas de dépassement ou d'anomalie.

    Le paramétrage

    Avant toute chose, les journaux de caisse doivent impérativement être déjà créés dans la gestion des Journaux (menu Fichier - Journaux) paramétré sur Trésorerie dans l'onglet Comptes, avec un Compte fréquent 0 renseigné sur un compte 53... . Dans le Plan Comptable, un compte de Caisse 53... doit au préalable être créé, ainsi qu'un compte de Virements 58... pour les mouvements de fonds de la caisse.

    L'ORI Contrôle de Caisse est accessible depuis le cycle B - Trésorerie/Finances de la Révision des Comptes.

    Après avoir double-cliqué sur cet ORI, la fenêtre suivante apparaît :

    Les contrôles de caisse peuvent être réalisés selon 2 méthodes : Par code Journal et Par numéro de compte. Pour accéder à la fenêtre de présélection, cliquer sur :

    La sélection effectuée, cliquer sur le bouton pour valider le choix et accéder au tableau principal de saisie.

    Par code journal

    Le tableau présente les mouvements par journaux, créés au préalable dans la gestion des Journaux (menu Fichier - Journaux). Pour connaître le détail des mouvements des caisses, sélectionner le journal à contrôler.

    Le Numéro de Journal indique le code du journal créé dans la gestion des Journaux, puis renseigne sur son Intitulé.

    La colonne Compte Mvt. de Fonds permet de préciser le compte sur lequel s'effectuent les virements internes de la caisse. Pour le renseigner, double-cliquer sur la ligne du journal concerné par le mouvement afin d'obtenir le bouton , et d'ouvrir la fenêtre de sélection :

    En renseignant le numéro de compte dans la colonne Compte Mvt. de Fonds de la fenêtre Contrôle de caisse, à l'édition tous les virements internes de caisse à caisse effectués sur le compte 58... seront isolés. Ils ne seront pas signalés par l'écriture comptable, mais leurs montants accompagnés du signe - figureront dans la colonne Virement. Ce qui permet de visualiser tous les mouvements uniquement liés aux Clients/ Fournisseurs, et de connaître le montant réel de la caisse.

    Au contraire si tous les mouvements, y compris les virements de caisse interne, doivent être contrôlés, supprimer le numéro de compte de mouvement de fonds renseigné dans le tableau. À l'édition apparaîtront toutes les écritures comptables des mouvements, celles du compte 58... inclues.

    Dans la colonne de Contrôle de Cohérence, saisir manuellement les montants de limitation pour le Mouvement Maxi. et le Solde Maxi.. Les montants des Mouvements maxi et Soldes maxi lorsqu'ils sont positifs apparaissent en bleu. Pour mieux les distinguer, les montants en négatifs apparaissent en rouge. Lors du contrôle de caisse, les mouvements dépassant les montants maximums autorisés sont signalés à l'Edition. Pour contrôler tous les mouvements de la caisse, ne pas préciser de montants limites.

    Pour visualiser les mouvements de la caisse, cliquer sur le bouton (ou appuyer simultanément sur les touches de fonction ALT + E). Dans ce cas précis, l'édition fait apparaître les comptes mouvementés, le compte de mouvement de fonds inclus, par code Journal :

    Les mouvements de caisse interne (compte 580000) sont signalés, comme les autres comptes par une écriture comptable, pour justifier le montant total décaissé.

    Présentation des colonnes des documents édités :

    • Date : correspond à la date du mouvement dans le journal de caisse, date du passage de l'écriture comptable.
    • Solde Début : renseigne le montant d'origine de la caisse, avant que des mouvements n'aient été effectués.
    • Encaissement/Décaissement : indique la somme introduite ou sortie de la caisse. Les sorties se traduisant par le signe - devant une somme décaissée, pour signaler une dépense ou un virement interne.
    • Virement : précise si il y eu ou non un virement interne effectué. Si la somme 0,00 est indiquée, signifie qu'aucun mouvement de caisse à caisse n'est à signaler.
    • Compte : présente la provenance ou la destination de l'argent de l'entreprise. Sont détaillés les comptes sur lesquels les écritures comptables sont effectuées dans le Journal, justifiant la somme globale renseignée dans la colonne Encaissement/ Décaissement.
    • Solde Fin : montre le montant total restant dans la caisse après encaissement, décaissement ou virement.
    • Pièce : correspond au numéro de facture de l'opération, et le Libellé au nom de l'écriture type tel qu'elle est renseignée en saisie comptable.
    • Caisse Créditrice : alerte par un signe négatif, le montant créditeur de la caisse.
    • Solde trop élevé : indique le dépassement par rapport au solde maximum paramétré en saisie dans le tableau principal de contrôle Par code Journal. De même que les Mouvements Anormaux signalent les mouvements dépassant le seuil autorisé, paramétré en saisie dans la colonne Mouvement Maxi.

    En visualisation d'édition du Contrôle de Caisse, les fonctions habituelles d'impression, d'export en fichier PDF, d'envoi par mail et de GED sont accessibles.

    Exemple d'édition du Contrôle de Caisse lorsque le Compte du Mouvement de Fonds est indiqué dans le tableau principal de saisie avec des montants limités pour les Solde Maxi et Mouvements Maxi :

    La colonne Virement indique la somme, déduite du montant Encaissement/ Décaissement pour faire figurer le montant réel décaissé. Le compte de mouvement de fonds n'apparaît plus avec les autres comptes mouvementés.

    Par Numéro de Compte

    Le principe de l'édition Par numéro de Compte est le même que pour l'édition Par code Journal : un tableau de saisie permet de renseigner les conditions d'édition.

    Le contrôle de caisse par numéro de compte permet de visualiser les écritures comptables par comptes de caisse créés dans le Plan Comptable.
    Après sélection du type d'édition Par Compte dans les paramètres, l'écran de saisie suivant apparait :

    Pour faire apparaître le compte 58... double-cliquer dans la colonne Compte Mvt. de Fonds comme indiqué ci-dessus, puis avec le bouton ouvrir la fenêtre de sélection. Faire OK pour valider le choix.

    Dans le Contrôle de Cohérence saisir manuellement le montant du Mouvement Maxi. ainsi que du Solde Maxi, puis cliquer sur pour visualiser le résultat du contrôle. Si le compte 58... est sélectionné, l'édition se présente comme ci-dessous :

    Comme précédemment, le compte 58... sélectionné dans le tableau de saisie implique que le montant de Virement de caisse à caisse soit renseigné, ce qui permet d'obtenir le montant réel d'Encaissement/Décaissement.

    La présentation reste la même que pour l'édition Par code Journal. Comme il s'agit d'une édition par comptes, la colonne Compte n'apparaît plus. Aussi, seules les écritures comptables de caisse sont détaillées pièces par pièces, avec le montant mouvementé à chaque passage d'écritures.

    Si le compte 58... est désélectionné dans le tableau de saisie, aucun mouvement n'apparaît dans le Virement, par conséquent celui-ci est détaillé dans les écritures comptables des comptes de caisse et le résultat de l'édition se présente ainsi :

    Dans notre exemple, les deux dernières écritures indiquent le mouvement interne de caisse à caisse qui a été effectué.

    Les écrans de visualisation contiennent les fonctions habituelles d'impression, d'export en fichier PDF, d'envoi par mail et de GED.

    Pour faciliter la navigation dans l'outil, le bouton reste présent sur les fenêtres de saisie du contrôle, ce qui permet de passer facilement d'un type de contrôle à l'autre. À chaque sortie de contrôle, les données renseignées en Solde et Mouvement Maxi. sont réinitialisées.